Wie macht man sich selbstständig in der Gastronomie? Wie kann ich ein Café eröffnen?  Drei klassische Planungsfehler in der Gastro-Gründung und wie du sie vermeidest

Die Zeiten der Tagträumerei sind vorbei! Du hast dich endlich entschieden und willst mit deiner Existenzgründung in der Gastronomie so richtig durchstarten.

So weit, so gut – doch was ist seit deinem Entschluss konkret passiert? Nichts! Denn du hast keine Ahnung, womit du anfangen sollst: Deine to-do Liste kommt dir endlos vor, der Dschungel der behördlichen Auflagen der Gastronomie wird immer dichter. Eigentlich hoffst du seit Wochen, dass du morgen klarer siehst. Bis dahin suchst du schon mal im Internet nach einer hübschen Location. Denn damit geht ja alles los, oder?

Und, erkennst du dich wieder? Wenn ja: Achtung – das kann gehörig schief gehen!
Denn jede zweite Gastronomie wird innerhalb von drei Jahren nach der Gründung wieder geschlossen, viele davon sogar in den ersten sechs Monaten. Wenn deine nicht dazu gehören soll muss dir klar sein: Alles steht und fällt mit deiner Planung.

Wer sich vorab nicht gründlich über die Voraussetzungen informiert, scheitert.

Wenn du bei der Planung Fehler machst, dann kostet dich das Zeit, Nerven und vor allem Geld.

Damit das nicht passiert, zeige ich dir, an welchen Stellen es bei vielen Existenzgründung in der Gastronomie hakt:

  • In meinem Blogpost stelle ich dir drei klassische Planungsfehler vor.
  • Und zeige dir Wege auf, wie du sie vermeidest.

Danach weißt du, wo du ansetzen kannst – nur das Recherchieren und Umsetzen musst du selbst übernehmen!

Fehler 1: Das „Einfach-mal-machen“-Syndrom

Noch stehst du ganz am Anfang und das ganze Gründungsunterfangen wirkt riesengroß und unüberwindbar. Da ist es leicht, sich zu sagen: „Ich starte jetzt erstmal, mit der Zeit wird sich schon alles einspielen und ergeben.“ Und klar, gerade Abläufe und Prozesse gehen mit der Zeit flüssiger von der Hand.

Aber zu starten, ohne dass du dir Gedanken über dein Café- oder Restaurant Konzept, deine Kosten und deine Zeitplanung gemacht hast – das funktioniert nicht. Besonders wenn du daran denkst, dich in der Gastronomie selbstständig zu machen ohne Branchenkenntnisse, muss dir klar sein, dass dir sowohl Gründungs-Know-How als auch konkretes Gastro-Wissen fehlt.

Deine Planung muss nichts bis ins kleinste Detail gehen. Aber grundlegende Fragen solltest du ohne zu zögern beantworten können:

  • USP: Wie unterscheide ich mich von anderen Cafés oder Restaurants?
  • Angebot: Was kommt auf die Speisekarte und wieviel kosten die Gerichte?
  • Lohnt es sich: Wie viele Kunden brauche ich, damit mein Konzept sich trägt?
  • Anlaufzeit: Mit wie viel Anlaufzeit muss ich rechnen, bis es richtig gut läuft?
  • Personal: Wann habe ich tägliche Stoßzeiten und wie viel Personal brauche ich, um diese abzudecken?
  • Tausendsassa: Was bedeutet Gastro außer gut kochen? Wer macht mein Marketing, meine Buchhaltung?

Von der vagen Idee zum fundierten Café- oder Restaurant Konzept

Je intensiver du dich mit diesen Fragen auseinandersetzt und Antworten darauf findest, desto mehr entwickelt sich deine Idee zu einem klaren Konzept.

Das hilft dir auch bei deinem Businessplan: Du hast dir dann nämlich die Gedanken schon gemacht und musst sie in den einzelnen Kapiteln nur noch niederschreiben. Denn den Businessplan befüllst du erst, nachdem du dich gründlich informiert hast – der ist unter anderem die Grundlage für das Finanzierungsgespräch mit deiner Bank und muss mit soliden Daten und Zahlen gefüllt sein.

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Wenn du dir ausreichend Zeit für diese Phase nimmst, fällt es dir auch leichter, Fehler Nummer 2 zu vermeiden: Das eine Gastro-Gründung Geld kostet ist klar – aber weißt du auch, über welche Summen wir konkret sprechen?

Fehler 2: Falsch kalkuliert – und plötzlich ist dein ganzes Geld weg!

Du bist dran an deiner Planung. Aber immer noch kannst du die Höhe des Kapitalbedarfs nur grob einschätzen. Wahrscheinlich brauchst du Geld für die Innenausstattung, hast Miet- und Personalkosten, dass die Abnahme des Restaurants Geld kostet, hast du auch irgendwo im Internet gelesen. Du schätzt, es kommen 20.000 bis 40.000€ an Kosten auf dich zu.

Was alles zusätzlich an Kosten anfällt, wird dir erst klar, wenn du während der Renovierungs- und Vorbereitungsphase mit den Behörden sprichst: Dann muss hier noch ein Stellplatz abgenommen werden, dort ist eine weitere Genehmigung nötig, die Wasserleitung muss auch noch ausgetauscht werden – schon bist du mehrere Tausend Euro über deinem Budget, und das bevor du das erste Mal die Tür öffnest.

Und so wie dir geht es der Mehrheit der Gastro-Gründer: Beim Kapitalbedarf liegen die meisten völlig daneben.

Damit das nicht so kommt, rechnest du deine Finanzierung am besten ganz genau durch. Denn wenn du deinen Kapitalbedarf falsch einschätzt, schlägt das Wellen:

  • Du musst an deine Rückstellungen denken.
  • Dadurch kannst du nicht mehr so flexibel auf Umsatzschwankungen reagieren.
  • Die Anlaufzeit wird zum puren Stress, weil du auf den Umsatz angewiesen bist, um deine Fixkosten zu decken.
  • Worst Case: Du wirst mit der Renovierung gar nicht erst fertig, weil du die Kosten für Genehmigungen oder Nutzungsänderungen unterschätzt hast. Game over vor dem ersten Tag.

Bei deiner Planung solltest du folgende Faktoren im Blick haben:

Kosten für Bürokratie, Genehmigungen, Verordnungen: Dazu gehören Kosten für Stellplätze und Auflagen zum Arbeitsschutz, die du erfüllen musst oder für die du eventuell Umbauen musst. Um den Überblick zu behalten, ist es wichtig, dass du schon früh und immer wieder mit den Behörden redest.

Kosten für die Location: Deine Gründungskosten hängen massiv von der Wahl deiner Location ab. Wählst du einen Standort, der vorher nicht als Gastronomie genutzt wurde, dann musst du eine Nutzungsänderung beantragen. Um sicherzugehen, dass du auch alle Vorschriften einhältst, sind oft größere Umbaumaßnahmen nötig: Zusätzliche Toiletten, besserer Brandschutz, Anbau von Parkplätzen. Für die Gründer ist das oft unerwartet und wird schnell teuer.

Kosten im laufenden Betrieb: Was fallen jeden Monat an Fixkosten für Miete, Strom, Ware, Personal an? Mache eine Aufstellung, damit du deine fixen und variablen Kosten stets im Blick hast. Was zahlst du dir selbst als Unternehmerlohn? Berechne deine monatlichen Mindesteinnahmen anhand deiner privaten fixen und variablen Kosten – danach weißt du, was du jeden Monat mindestens verdienen musst!

Puffer: Zu guter Letzt, hast du einen großzügigen Puffer obendrauf geschlagen? Der darf gerne mal 25% betragen – unvorhergesehene Kosten entstehen schnell.

Das ist alles deutlich mehr, als du dir vorgestellt hast und eigentlich bist du jetzt kurz davor, das Handtuch zu werfen?
Zum Glück gibt es viele Stellschrauben, mit denen du die Gründung günstiger gestalten kannst. Schau dafür gerne in meinen Blogpost Café eröffnen: Was es wirklich kostet. Da erkläre ich dir, welche Kosten wann entstehen – und wie du die Hauptkostentreiber senken kannst!

Fehler 3: Dein Standort passt nicht zum Konzept!

Du hast eine klare Vorstellung davon, wie es in deinem Restaurant aussehen soll. Zumindest für den Teil, in dem nachher die Gäste sitzen: Du weißt, wie du dekorieren willst, den Stil für das Mobiliar siehst du quasi schon vor Augen. Was die Küche angeht ist deine Vorstellung weniger klar: Sie muss groß genug für 4 bis 5 Personen sein, der Herd natürlich erste Klasse und irgendwo hast du auch im Hinterkopf, dass du Platz für ein Lager brauchst.

Die Location, mit der du startest, passt perfekt zu deinen Vorstellungen – wieso also läuft das Geschäft nicht an?

Du solltest nicht gleich bei der ersten passenden Location „hier“ schreien. Damit deine Gastronomie läuft, müssen Standort und Konzept zusammenpassen. Mach deswegen unbedingt eine sachliche Standortanalyse. Dabei betrachtest du jeden Standort unter den folgenden Gesichtspunkten:

  • Wo liegt der Standort und wie kommt man dort hin?
  • Passt das zu der Art, in der deine Gäste unterwegs sind?
  • Würden die Menschen, die hier unterwegs sind, auch bei dir einkehren?
  • Wann ist die geschäftigste Zeit und passt das zu deinem Angebot?

Wenn die Hauptverkehrszeit mittags zwischen 12 und 14 Uhr ist, du dich aber über dein Frühstücksbuffet positionieren willst – dann passt das nicht zusammen. Wenn du auf Gäste abzielst, die nach der Arbeit in der Stadt unterwegs sind, dann sollte deine Location nicht im Industriegebiet liegen.

Nimm nicht die erste Location, die du haben kannst

Schau dir am besten mehrere Objekte vor Ort an und sprich auch mit den Menschen aus der Nachbarschaft. Sie können dir sagen, wann die Stoßzeiten sind, wie sie die Zukunft des Standortes einschätzen oder auch welche Geschäfte sich in der Vergangenheit besonders gut gehalten haben.

Du hast dein Konzept noch gar nicht komplett ausgearbeitet?
Dann ist „Von der Idee zum Konzept – mit Anleitung“ das Richtige für dich. Danach weißt du, wie du dich positionieren willst!

Die Planung ist ein Monsterprojekt – rechne mit einem Jahr Vorlaufzeit

Du weißt jetzt, an welchen Stellen die meisten Fehler passieren:

  • Deine Planung hat zu viele Lücken.
  • Dein Kapitalbedarf ist nicht klar.
  • Deine Location passt nicht zu deinem Konzept.

Planung ist die wichtigste Phase in der Gastro-Gründung

Jetzt hast du einige Denkanstöße bekommen, wie du drei häufige Fehler in der Planungsphase vermeiden kannst und worauf du achten solltest. Bestimmt ist dir beim Lesen klar geworden, dass die Planung für eine Gastro-Gründung ein Monsterprojekt ist. Du kannst dafür locker 6 bis 9 Monate rechnen – und das ist ohne Suche nach der passenden Location. Oft sind die Informationen gar nicht so leicht zu bekommen – du musst du wirklich ranklotzen, dich durchfragen, mit Behörden telefonieren und am besten alles dreimal prüfen.

Du hast das Gefühl, du hast bei deiner Planung noch viel zu viele offene Baustellen? Bei deinen Fragen ist dir nicht klar, wer der passende Ansprechpartner dafür ist? Am liebsten wäre dir eine Anlaufstelle, für alle offenen Punkte. Jemand, der selbst Gründungs- und Gastroerfahrung hat und kein Behördendeutsch mit dir spricht, sondern klare Worte findet.

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In der GASTRO-UNI zeige ich dir:
👉 Wie du dein Konzept durchleuchtest und ein tragfähiges Geschäftsmodell entwickelst
👉 Wann du was wie machen musst, damit du nichts Wesentliches vergisst
👉 Wie du mit deinen Ergebnissen nebenbei deinen Businessplan schreibst
👉 Was die Banken in den einzelnen Businessplan-Punkten von dir sehen wollen

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