Einen Businessplan für mein Café? – Oh neee. Ich habe keine Ahnung von den Zahlen, die ich dort angeben soll. Warum sollte ich denn einen Businessplan erstellen?

Das sind häufig erste Reaktionen, wenn ich mit Cafégründern in spe über die Notwendigkeit des Businessplans spreche. In der Gastronomie schliesst jeder 2. Betrieb wieder. Häufige Fehler sind ein nicht ausgereiftes Konzept und eine nicht ausreichende Finanzierung.

Damit du deine Cafégründung fundiert planst und auch finanziell weißt, was auf dich zukommt, empfehle ich dir die Erarbeitung deines Businessplans. Und wenn du Kredite oder Förderungen in Anspruch nehmen willst, brauchst du ihn sowieso. Hier ist übrigens besonders der Finanzplan gefragt.

Klingt nach viel Arbeit. Ja, ist es auch. Aber die Mühe lohnt sich aus 10 verschiedenen Gründen. Dann mach‘ dir noch fix einen Kaffee und los geht’s.

Was ist ein Businessplan Café eigentlich genau?

Der Businessplan ist die ausgearbeitete und ausformulierte Zusammenfassung deines Cafékonzepts. In deinem Businessplan beschreibst du im Textteil z.B. wie deine Geschäftsidee funktionieren soll, wie du Marketing für dein Café machst und was dein Café besonders macht.

Im Zahlenteil beschäftigst du dich mit deinen anfallenden Kosten z.B. für die Gründung und anstehende Investitionen, sowie Umsatz- und Liquiditätsplanung.

Businessplan Inhalt: Das gehört alles rein

1. Du machst aus deiner Idee ein Konzept

Jeden Tag denkst du an deine Cafégründung. Erzählst Freunden, Bekannten und der ganzen Welt von deiner Caféidee. Das reicht aber nicht für den Erfolg. Denn es macht einen Riesenunterschied ob du deine Idee im Kopf hast oder als Konzept strukturiert aufs Papier bringst. Die Umsetzung macht den Unterschied.

Mit deinem Businessplan durchdenkst du dein Konzept von A-Z und zwar nicht nur die schönen Seiten, sondern auch z.B.:

  • Was unterscheidet dein Café von anderen Cafés? – dein Alleinstellungsmerkmal
  • Wie bringst du dein Café „zum Fliegen“? – deine Gründerpersönlichkeit und dein Marketing
  • Ist deine ausgesuchter Standort wirklich der Burner? – Standortanalyse

Und dann kommen die Hard Facts im Zahlenteil des Business Plans, wie z.B.:

  • Gründungskosten und weitere Kostenplanung
  • Planung von Personal, Investitionen, Umsatz und Liquidität
  • benötigte Finanzierungsmittel, wie z.B. Fremdkapital in Form von Krediten oder Fördermittel

Aus Erfahrung sage ich dir: Es macht einen Riesenunterscheid, ob du anderen begeistert von deinem tollen Angebot von Kaffee und Kuchen erzählst, das Innendesign in blumigen Worten beschreibst und damit deine Zuhörer begeistert oder, ob du dich hinsetzt und überlegst, wie du z.B. aus Einmalgästen Stammgäste für dein Café machst. Denn deine Gäste  entscheiden, ob sie dein Konzept klasse finden, Empfehlungen aussprechen oder nicht und ob sie wiederkommen.

Wenn du einen fundierten Businessplan für dein Café erstellt hast, erkennst du schnell, ob dein Konzept aufgeht oder ob du noch etwas überdenken musst.

2. Du verringerst das Risiko zu scheitern

50 Prozent aller Neugründungen in Deutschland überleben die ersten fünf Jahre nicht. In der Gastronomie ist diese Quote sogar noch höher. Viele Cafégründer sehen keine Notwendigkeit für einen Businessplan, wenn sie z.B. keinen Kredit benötigen oder keine Förderung beantragen wollen. Dabei verrät dir dein Businessplan, ob deine Caféidee Potential hat. Denn ein gut ausgearbeiteter Plan zeigt vorab kritische Punkte auf. Die meisten Cafés scheitern, weil das Café-Konzept nicht ankommt und/ oder die aufgebrachten Geldmittel nicht ausreichen.

Beim Hausbau überlegst du dir vorher auch, wie du dieses Projekt finanziell stemmen wirstt. Denn bevor dein Haus gebaut wird, hast du vorab einen Bau- und Finanzierungsplan erstellt.

Die Realisierung deiner Caféidee ist immer mit Risiken verbunden. Denn die lassen sich nicht gänzlich ausschliessen. Mit deinem Businessplan kannst du dein Risiko besser einschätzen.

3. Du stellst deine Idee auf den Prüfstand

Der Businessplan für dein Café ist wie ein Leitfaden für deine Cafégründung. Mit deiner durchdachten Vorbereitung legst du den Grundstein für deinen Erfolg. Dein Business Plan ist somit eine Art Machbarkeits- und Wirtschaftlichkeitsuntersuchung deiner Café-Idee.

Hier kommt das Stichwort Tragfähigkeit ins Spiel. Wenn du z.B. den Gründungsausschuss der Agentur für Arbeit beantragen willst, musst du die Tragfähigkeit deiner Cafégründung nachweisen. Wirtschaftlich tragfähig bedeutet hier, ob dein Business Plan deine Geschäftsidee und Finanzplanung so abbildet, dass du mit deinem Café in absehbarer Zeit Gewinn erwirtschaftest und du dir einen Unternehmerlohn auszahlen kannst.

Ob dein Cafékonzept aufgeht und du von den Erträgen deines Cafés in absehbarer Zeit leben kannst, wird sich bei der Erstellung deines Plans zeigen. Denn hier musst du deine Idee konkretisieren und mit Daten und Fakten belegen, wie du den Erfolg schaffen willst. Sei kritisch. Betrachte dein Gründungsvorhaben nüchtern. Wird sich deine Caféidee lohnen? Oder ist sie nur ein Hobby?

Denn letztendlich willst du das Café ja nicht als Hobby betreiben, sondern in absehbarer Zeit auch davon leben können. Oder?

Du benötigst einen verdammt guten Businessplan. Das ist sehr wichtig und dabei sollte man sich Hilfe holen. Einfach nur eine Vorlage aus dem Internet benutzen und dann nur noch den Namen einsetzen, das bringt dir gar nichts. – Victoria Ljubek, Blackline Coffee

4. Du weisst, was deine Cafégründung kostet

Ein Grund, warum viele Cafégründungen scheitern, ist eine mangelnde Finanzierung. Denn die Gründer schätzen ihren Kapitalbedarf oft zu niedrig ein. Als Kapitalbedarf bezeichnet man die Summe aus Gründungskosten, Investitionen und laufenden Kosten, wie z.B. deinem Personal und deiner Miete/ Pacht.

Häufig hat das Café doch eine längere Anlaufphase, bis prognostizierte Umsätze und Erträge erzielt werden. Dann geht den Cafégründern das Geld aus. Somit solltest du auf deinen zunächst errechneten Kapitalbedarf einen Puffer von ca. 25% on top legen.

Die Berechnung deines Kapitalbedarfs ist wichtig, damit du weisst, wie viel Geld du benötigst, bis dein Café läuft. Wenn du von deinem errechneten Kapitalbedarf dein Eigenkapital abziehst, hast du dein benötigtes Fremdkapital errechnet, das du z.B. durch einen Kredit decken kannst.

5. Du willst andere überzeugen

Deinen Businessplan erstellst du meist nicht nur für dich selbst. Er ist auch ein wichtiges Entscheidungsdokument zum Beispiel für Geldgeber, Geschäftspartner, Versicherungen und Behörden. Anhand deines Geschäftsplans schätzen diese den Erfolg deines Café-Vorhabens ein. Gründest du z.B. aus der Arbeitslosigkeit und beziehst Arbeitslosengeld, kannst du den Gründungszuschuss bei der Agentur für Arbeit beantragen.

Umbauten im Cafébereich, Anschaffung von Mobiliar sowie Ausstattung und der Aufbau eines Warenerstbestandes benötigen viel Geld. Selten reicht das Eigenkapital für die Cafégründung aus. Somit wirst du finanzielle Hilfe bei der Gründung brauchen. Hier gibt es die Möglichkeit von Finanzspritzen aus dem privaten Umfeld oder auch Förderungen bzw. ein Bankkredit. Alle wollen von dir einen fundierten Businessplan um dein Cafékonzept zu verstehen und ihr Risiko ein zu schätzen.

Dein Businessplan ist hier das überzeugende Dokument um andere vom Erfolg deines Cafékonzepts zu überzeugen. Somit investiere hier in Zeit und unterstützende Beratung.

TIPP FÜR DICH:
Ich habe dir eine Übersicht über Fördermittel und Zuschüsse zusammengestellt. Hier kannst du sie downloaden.

Förderungen und Zuschüsse…

… die dir den Start in die Gastro erleichtern und dir Startgeld bringen können.

6. Du brauchst einen Kredit

Kannst du deine Cafégründung/ Existenzgründung nicht ohne Fremdkapital realisieren benötigst du für eine mögliche Bankfinanzierung einen Businessplan. Anhand deines Businessplans prüft die Bank deine Kreditwürdigkeit. So wird begutachtet, wie exakt du dein Gründungsvorhaben exakt durchdacht hast und ob deine angedachte Finanzierung vernünftig ist.

Generell sind Banken eher zurückhaltend mit der Vergabe der Kredite in der Gastronomie, da die generelle Scheiterquote sehr hoch ist. Viele Cafégrüner sind zudem Quereinsteiger, wo besonders die Bank bei der Kreditvergabe zweimal hinschauz, ob Gründerpersönlichkeit, Caféidee und Finanzplan stimmen. Mit einem überdurchschnittlichen Businessplan und professionellem Auftreten im Bankengespräch kannst du hier punkten.

Meiner Erfahrung nach hast du gute Chancen auf z.B. KfW Gründerkapital oder KfW Gründerkredit, die über deine Hausbank beantragt werden – wenn besonders dein Cafékonzept, du als Gründer und vor allem dein Zahlenteil überzeugen. Der Zahlenteil ist so wichtig, weil er Rückschlüsse auf die zu erwartenden Erträge zulässt.

7. Du stellst sicher, dass du an alles gedacht hast

Im Rahmen einer Businessplanerstellung gehst du alle wichtigen Themen deiner Cafégründung systematisch durch. So stellst du sicher, dass du nichts Wichtiges vergisst.

Mit deinem Businessplan bearbeitest du z.B. die folgenden erfolgskritischen Fragen:

  • Wie gut bewerte ich den Standort meines Cafés?
  • Wie viele Mitarbeiter benötige ich für meine Schichten?
  • Was sind die optimale Preis für meine Angebote?

Ein Blick auf die “klassische“ Kapitelstruktur eines Businessplans verrät schnell, mit welchen Themen du dich im Rahmen deiner Cafégründung beschäftigen solltest. Dein Businessplan ist also die perfekte To-do-Liste, mit der du den Überblick behältst.

Am besten erarbeitest du deinen Businessplan tatsächlich kapitelweise mit Start bei deiner Geschäftsidee. Denn die späteren Kapitel bauen zumeist auf früheren Kapiteln auf.

8. Du erstellst ein Steuerungsinstrument

Natürlich bist du überzeugt, dass dein Cafékonzept umsetzbar ist und erfolgreich sein wird. Aber, wie kannst du dir eine grösstmögliche Sicherheit für das Gelingen erarbeiten?

Im Rahmen deiner Businessplanerstellung entwickelst und überprüfst du messbare Größen (Kennzahlen) und kannst dir überlegen, wie du wann wie den Umsatz steigerst. Das sind einige wichtige Kennzahlen:

Durchschnittsbon – durchschnittlichen Umsatz je Gast

  • Wie kann ich bei den Gästen, die eh schon da sind, Zusatzgeschäft/ Upselling machen?

Durchschnittsbon bezogen auf die betrachtete Stunde 

  • Wie kann ich den Umsatz bei schwacher Auslastung optimieren?
  • Wann habe ich trotz geringer Auslastung evtl. trotzdem einen guten Umsatz?
  • Wenn es Zeiten mit voller Auslastung gibt: Kann ich die Preise der Produkte, die dann am besten laufen, angemessen anheben?

Umsatz je Wochentag

  • Kann ich mir einen Ruhetag leisten, bzw. ist er evtl. sogar sinnvoll?
  • Wann benötige ich wie viel Personal?

Umsatz je Stunde

  • Wann sind meine „starken“ Zeiten?
  • Sind meine Öffnungszeiten entsprechend?
  • Wann benötige ich wie viel Personal?
  • Was läuft, was nicht? Zu welcher Tageszeit muss ich aktiver werden?

Renner oder Penner – jeweiliger Anteil am Gesamtumsatz

  • Mit welchen Produkten mache ich den größten Umsatz?

Eine regelmäßige Auswertung und Analyse der wichtigsten Kennzahlen ist für dich und dein Café elementar wichtig. Denn diese Kennzahlen zeigen dir an, wo du gerade stehst und wo jetzt Handlungsbedarf besteht.

 

9. Du hast Zahlen, Daten und Fakten anstatt Blindflug

Im Zahlenteil deines Businessplans erstellst du eine Einnahmen/Ausgaben Planung für die ersten drei Jahre.

Die Zahlen deines Businessplans basieren auf deinen Recherchen, Marktanalysen und Schätzungen. Wenn du dich nach der Caféeröffnung jeden Monat mit deinem Businessplan beschäftigst, lernst du, wie sich deine Umsätze und Kosten entwickeln. Mit diesen Erkenntnissen kannst du deine Planungen anpassen und verfeinern. Nach einigen Monaten hast du mit deinem Businessplan so dein Steuerungsinstrument geschaffen.

So siehst du z.B. an deinen Planzahlen, wie viele Gäste mit welchem Durchschnittsbon du pro Tag akquirieren musst oder wann ein finanzieller Engpass auf dich zukommt. So kannst du rechtzeitig gegensteuern mit gezieltem Marketing oder Preisgestaltung.

Erstelle einen soliden Business-Plan – Nach den Zahlungen für die Lebensmittel, die Mitarbeiter, Miete usw. bleibt nämlich nicht viel Geld übrig. Wenn du dir nicht sicher bist bezüglich der erwarteten Einnahmen, musst du also sehr vorsichtig sein. In Bezug auf die Ausgaben sollte man im Business-Plan lieber pessimistisch als zu optimistisch planen, denn man muss mit unvorhergesehenen Ausgaben rechnen – Alexis de Béchade, Alexis de Bechade, Bonjour Munich

10. Du benchmarkst und lernst aus den Erfolgsgeschichten deiner Konkurrenz

Wenn du deinen Businessplan fertiggestellt hast, hast du auch eine Diskussionsgrundlage im Gespräch mit anderen Cafégründern. Ich empfehle dir: Spreche mit anderen Gründern, die bereits ähnliche Konzepte eingeführt haben. Müssen ja nicht unbedingt Anbieter aus der gleichen Stadt sein.

Du kannst diesen Best-Practice Anbietern z.B. folgende Fragen stellen:
* Wie kalkulierst du deine Preise?
* Wie gehst du mit den Kosten für Personal und Wareneinsatz um?

Aber auch:
* Was waren deine grössten Fehler und Herausforderungen?
* Was würdest du heute anders machen? Was nicht?

Dann deine Learnings in den Businessplan einbauen. Viel Erfolg!

Besser unterwegs mit dem Businessplan Café

Der Businessplan für dein Café ist das solide Rückgrat, um die Tragfähigkeit deines Konzepts und deine Zahlungsfähigkeit zu prüfen. Durch seine Struktur hilft es dir als Existenzgründer dich selbst zu strukturieren. Die Liquiditätsplanung ist dabei eine solide Basis, um dein Konzept und seine Umsetzung zu durchdenken. Hast du erst mal eröffnet, hilft dir der Plan die Übersicht zu behalten und mit der Wirklichkeit abzugleichen.

Du willst oder musst auch einen Businessplan erstellen? Und weißt nicht wie?
Ich entwickle derzeit einen Kurs und Coachingangebote, wie du deinen Businessplan für deine Café einfach und überzeugend selbst erstellen kannst. Wenn das für dich interessant ist, dann trage dich hier in die Liste ein. Ich melde mich bei dir, sobald es Neuigkeiten gibt.

Bald gibt es den Businessplan Café in einfach!

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Du willst dein eigenes Café eröffnen?
Hier haben sechs Cafégründer ihre besten Tipps für dich. Profitiere von ihren Erfahrungen.
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Bettina Sturm ist Beraterin, Buchautorin und Bloggerin. Sie zeigt besonders Quereinsteigern, wie sie ihren #Lebenstraum Café oder Restaurant eröffnen verwirklichen und ein Business schaffen, das sie dann auch finanziell trägt.
Sie lebt mit ihrer Familie in München und liebt third-wave Kaffee, Croissants und dunkle Schokolade. Und glücklicherweise denkt sie immer nur an gutes Essen.