Ich will ein Café, Restaurant, Bistro oder Foodtruck eröffnen. Dafür will ich einen Businessplan schreiben. Ich weiss gar nicht, wie und wo ich da anfangen soll. Was gehört denn alles rein in den Businessplan? In welcher Reihenfolge? Reichen 30.000 € für die Gründung bzw. Finanzierung? Der Zahlenteil –  der Finanzplan – ist meine grösste Baustelle: Wie geht das denn? Wie mache ich eine realistische Finanzplanung?

Das sind typische Fragen, die mir häufig von Gastro-Gründern in spe gestellt werden.

Businessplan Vorlagen im Netz

Im Netz finden sich drölftausend Tutorials und „How tos“ für DEN ultimativen Businessplan mit wortreichen Erklärungen und Unterstreichungen, wie wichtig er für Gedeih und Verderb deines Unterfangens ist. Aber was macht ihn eigentlich aus? Was muss unbedingt drin sein?

Runter gebrochen auf den Kern des Ganzen ist ein Businessplan eine herrlich unaufgeregte Geschichte. Nüchtern betrachtet, verschriftlichst du damit „nur“ die Geschäftsidee und dein Geschäftsmodell, das die dir sowieso im Kopf rumgeistert und zu Reichtum und Weltruhm dienen soll .

Dein „Geschäftsplan“ ist der niedergeschriebene und damit für alle Interessierten sichtbar gemachte rote Faden deiner Unternehmung. Die imaginäre „Repeat“-Taste in Gesprächen mit Banken, potenziellen Geschäftspartnern und anderen Unternehmen, die dir den „Erklärbär-Modus“ erspart. Denn allen, die es ausführlich wissen müssen, was du ausheckst, schiebst du deinen Businessplan rüber zum Selbststudium.

Gleichzeitig gibt der Businessplan deinem Handeln Orientierung und erleichtert dir, die Entwicklung deines Unternehmens im Laufe der Zeit immer wieder abzugleichen mit deinen ursprünglichen Zielen und ggf. auch anzupassen. Der Businessplan ist dann dein Steuerungsinstrument für den Geschäftserfolg deines Unternehmens.

Fragen über Fragen

  • Wie und wo fange ich an mit Schreiben?
  • Was muss alles in einem Businessplan stehen?
  • Wie beschreibe ich am besten meine Geschäftsidee?
  • Was macht einen guten Businessplan aus?

In diesem Blogpost beantworte ich dir alle diese Fragen und gebe dir jede Menge Tipps an die Hand, damit du mit deinem Businessplan richtig durchstarten kannst.

Bestandteile Businessplan: Konzeptanalyse und Finanzplanung

Der Businessplan besteht u.a. aus den zwei wesentlichen Teilen für die Beurteilung deiner Geschäftsidee:

  • dem Textteil, in dem du dein Konzept und dein Geschäftsmodell erläuterst,
  • dem Zahlenteil, in dem du deinen Finanzplan zeigst und wie du deine Finanzierung stemmen wirst.

In der Abbildung siehst du Aufbau und Inhalt der beiden Hauptteile eines Businessplans für die Gastronomie.

1. Bestandteil Businessplan – Textteil: Die Konzeptanalyse

In der Konzeptanalyse beleuchtest du deine Geschäftsidee aus den verschiedenen Perspektiven, die deine Idee und Geschäftsmodell zum Fliegen bringen. Erfahrungsgemäss wird der Konzeptteil oft unterschätzt. Ach, so ein bischen Text kriege ich schon hin. Es geht aber nicht um den Text, sondern darum:

  • Warum und wie bringe ich meine Geschäftsidee zum Fliegen?
  • Was ist das Besondere an meinem Geschäftsmodell?
  • Wieso kann es mir Wumpi sein, wenn nebenan ein neues Café eröffnet?

Um diese Fragen fundiert zu beantworten wirst du einige Zeit und Gehirnschmalz einsetzen müssen. Belohnt wirst du dann mit einem durchdachten Konzept, das beste Ausgangsvoraussetzungen für den Zahlenteil mitbringt. Denn, der Zahlenteil ist nichts weiter, als die Übersetzung deines Konzepts in Zahlen.

Wie und wo soll ich denn jetzt starten mit meinem Businessplan?

Auf jeden Fall mit dem Textteil. Starte hier mit deiner Gastro-Idee, denn sie ist die Basis deines Business. Die folgenden Kapitel im Textteil beleuchten deine Idee dann aus verschiedenen Perspektiven. Sie zeigen auf, warum und wie du deine Idee zum Fliegen bringen willst.

Zusammenfassung oder Executive Summary

„Die schreibt man ganz zum Schluss“, sagen viele. Kann man machen. Ungeachtet dessen beansprucht besagte Zusammenfassung die Pole Position in deinem Businessplan und funktioniert wie eine richtig leckerer Köder an einer Angel.

Denn kurz und knackig, ohne zu sehr ins Detail zu gehen, fasst du deine Geschäftsidee und was alles für deren Realisierung spricht, für den Leser zusammen. Ob dir das in fünf Sätzen gelingt oder eine halbe Seite beansprucht, ist nicht so wichtig, so lange es sich auf das Wesentliche beschränkt. Denn eine gute Zusammenfassung macht dem Leser Appetit auf mehr, zieht ihn rein „in“ deinen Businessplan und damit natürlich auch auf deine Seite.

Geschäftsidee und Angebot

Deine Caféidee oder Gastro-Idee ist die Grundlage deines Businessplans. Je konkreter du dein Konzept bereits erarbeitet und getestet hast, desto weniger aufwendig ist jetzt der Start mit deinem Businessplan.

Also, was hast du vor? Was ist deine Geschäftsidee und mit welchen Produkten und weiteren Dienstleistungen willst du ganz konkret Geld verdienen? Dazu zählen bei einer Gastronomie z.B.:

  • Öffnungszeiten
  • Speise- und Getränkekarte inklusive Preisen,
  • Infos zu möglichen weiteren möglichen Einkommensquellen, z.B. Veranstaltungen, Shop, Vermietungen, mit denen du Geld verdienen willst.

Beschreibe möglichst detailliert, was den Gast in deinem Laden erwarten wird und feuere damit das Kopfkino des Lesers an. Gleichzeitig zeigst du so, dass du dir sehr viele Gedanken gemacht und dich mit allen Aspekten ausführlich beschäftigt hast.

Um aus einer Idee ein fundiertes Café-Konzept zu machen und diese dann im Businessplan auf den Punkt darzustellen, braucht es Gehirnschmalz, Arbeit und Feedback.

Und wenn ein Teil deines Konzepts ist selbstgebackene Kuchen zum Mitnehmen zu verkaufen oder Torten auf Bestellung herzustellen, dann informiere dich genau, unter welchen Voraussetzungen das für dich möglich ist.

Markttest machen

  • Du willst dich und dein Konzept überprüfen?
  • Du willst bei der Bank Plus-Punkte für die Kreditvergabe sammeln?

> Dann mache einen Markttest, wie z.B. Pop-Up oder Crowdfunding.

Gründer – Persönliche Eignung

Wer bist du/ seid ihr? Warum wollt ihr gründen? Und ja, wieso werdet ihr den Laden rocken? Gerade für die zahlreichen Quereinsteiger unter den Gastronomen bietet dieser Abschnitt die Chance aufzuzeigen, was ihr – ab von Gastronomie-Erfahrung – hier in den Pott werfen könnt. Lege hier dar, was du an Qualifikationen, Erfahrungen und Kenntnissen mitbringst, die förderlich für deine Gründung sind und rechtfertigen, was du vorhast.

Hier ist ein guter Gleichgewichtssinn gefragt, denn du solltest weder maßlos übertreiben und Dinge beschönigen, noch dein Licht unter den Scheffel stellen. Sei stolz auf das, was du bereits vorweisen kannst und schreib darüber. Aber gehe auch darauf ein, in welchen Bereichen du dir eventuell externe Unterstützung holen möchtest, weil niemand alles können kann. Und das wissen auch die Banken!

Was ich dir auf jeden Fall ans Herz lege, wenn du keine Gastro-Erfahrung oder Ausbildung hast: Sammle Praxiserfahrung und erlebe den Café-Alltag bevor du selbst am Start bist. Und ja, Erfahrung in der Gastro kommt bei den Banken sehr gut an.

Markt- und Branchenanalyse

Einfach ins Blaue hinein gründen, weil das eigene Bauchgefühl das sagt, ist keine gute Idee. Dann geht’s dir im schlimmsten Falle so wie den drei kleinen Schweinchen und der Böse Wolf – aka die Bank – pustet dir dein Luftschloss mühelos um. Zu wissen, was auf dem Spielfeld los ist, auf dem du dich bewegen willst, hilft dir dabei, dein Angebot zu schärfen und noch besser auf deine Zielgruppe zuzuschneiden.

Zielgruppe und Kundennutzen

Welche Lücke schließt du? Gibt es bei dir in der Ecke vielleicht noch kein Café? Oder nur keins für Familien, Hundefreunde, Briefmarkensammler? Wie definiert sich deine Zielgruppe? Also, wer ist dein Wunschgast.

Und dann geht es um den USP – dein Alleinstellungsmerkmal, weshalb dir deine Mitmenschen bestenfalls die Hütte einrennen werden. Genau wie bei deiner Wettbewerbsanalyse sind harte Fakten aus der Wissenschaft, neue Studien- oder Umfrageergebnisse zur Unterfütterung nie verkehrt.

Du setzt ausschließlich auf vegane Kost, weil immer mehr Menschen sich fleischfrei ernähren und Tiere töten böse ist? Zieh aktuelle Zahlen hinzu und verdeutliche damit: Ich weiß, was angesagt ist und sehe das Potenzial.

Was macht die Konkurrenz?

Womit wir beim nächsten Thema wären: Was machen die Anderen mit ähnlichem Konzept/ Zielgruppe/ Lage? Also was ist bei dir im Kiez, aber auch in der Stadt allgemein gastronomisch noch los und wo siehst du dich in diesem Gesamtkonstrukt? Was hebt dich ab von Café x und warum bist du besser als Café z? Infos zu diesen Punkten will die Bank lesen, denn sie rechtfertigen dein Tun und verleihen ihm mehr Substanz.

In deiner Wettbewerbsanalyse bringst du genau auf den Punkt, wie dein Stand im Wettbewerb ist.

Standort

So wie jedes Gebäude ein ordentliches  Fundament braucht, sollte auch aus deinem Businessplan sehr klar hervor gehen, das es tragfähig ist. Denn einfach „nur“ Geld verdienen, reicht nicht. Immerhin möchtest du perspektivisch nicht nur mit Ach und Krach über die Runden kommen, sondern dein eigenes Business mit langfristigerem Blick in die Zukunft aufbauen. Umso wichtiger ist es, darzulegen, welch tragende Säulen deine Caféidee hat und dass die Rechnung aufgehen kann. Nicht unwesentlich daran beteiligt ist der Standort deiner Gastro. Das sind wichtige Fragen, die du dir stellen solltest:

  • Was sind die Anforderungen an deine Location?
  • Warum möchtest du genau an dieser Stelle und nirgendwo anders loslegen?
  • Was spricht mit Blick auf dein Konzept dafür, wo machst du vielleicht bewusst Abstriche. Kurzum: Was hast du dir bei der Wahl deiner Lokalität gedacht?

Ausserdem solltest du dich vorher schlau machen, was behördenmässig bei Neu- und Umbau auf dich zukommt. Besondere Aufmerksamkeit gilt hier den Schreckgespenstern Nutzungsänderung und Stellplätze.

Marketing

Nicht unterschätzen solltest du dieses Puzzlestück deines Businessplans. Denn egal, wie gut deine Idee sein mag und wie strahlend die Erfolgsaussichten – wenn die Welt nichts von deinen Bemühungen weiß und du sie nicht verkaufen kannst, geht das Ganze trotzdem gegen die Wand.

Heißt für dich: Hosen runter und erläutern, auf welchen Wegen du auf dich und deinen Laden aufmerksam machen willst, welche Marketingstrategie du verfolgst und wie es dir gelingen soll, Fuß in der Gastrolandschaft zu fassen – erfolgreich versteht sich.

Gerade mit Social Media und deiner Website solltest du am Start sein, lange bevor du das erste Mal deine Türen öffnest.

Meiner Erfahrung nach, ist gerade das Marketing ein chronisch unterschätzter Bereiche vieler Neugründer. Erst machen und drüber reden, wenn der (leere) Laden seit einem halben Jahr geöffnet hat, könnte schwierig werden.

 

Geht dir gerade das durch den Kopf?

Puuuh, ich glaube, ich habe das Thema Gastrogründung planen und Businessplan schreiben echt unterschätzt.

  • Ich suche einen roten Faden – einen strukturierten Fahrplan für meine Gastrogründung. Wie bekomme ich mehr Sicherheit für meine Entscheidung?
  • Ich brauche Unterstützung beim Businessplan schreiben. Lohnt sich meine Idee überhaupt?

Yeah, dann hab ich was für dich!

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Mit mir als Mentor planst du in 12 Wochen Schritt-für Schritt deine Gastrogründung. Und nebenbei schreibst du deinen Businessplan.

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2. Bestandteil des Businessplans – Zahlenteil: Die Finanzplanung

Jetzt hast du dich seitenweise ausgelassen über den Stoff, aus dem dein Laden gemacht sein wird. Doch das ist nur Teil 1 deines Businessplans. Teil 2 ist mindestens genauso wenn nicht sogar wichtiger und besteht aus hartem Zahlenwerk, das belegen soll, dass du über den Zeitraum der nächsten drei Jahre erfolgreich sein wirst.

Der Finanzplan ist die Achillesferse deines Businessplans und gerade für viele Gründer der Angstgegner schlechthin. Und ja, es hat ein wenig was von Glaskugel lesen. Trotzdem ist es wichtig für dich zu wissen:

  • Welche Einkommenssäulen mit welchen Einnahmen wirst du haben? Und wie werden sich diese in den nächsten drei Jahren entwickeln?
  • Und noch wichtiger: Welchen Gewinn gedenkst du perspektivisch zu machen?

Eine realistische Finanzplanung für dein Café ist das A&O für deinen Erfolg. Hier zeigt sich, ob sich deine Idee lohnt und dein Projekt machbar ist, also tragfähig. Und dann steht der nächste Schritt an: deine Finanzierung.

 

Aus vielen Gesprächen mit Gastro-Gründern weiss ich, dass vielen der Unterscheid  zwischen Finanzierung und Finanzplanung oft nicht klar ist. Darum zeige ich dir in der folgenden Abbildung, was genau der Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen ist.

Unterschied: Finanzierung und Finanzplanung

Was konkret im Finanzplanungs-Teil drin zu stehen hat und in welcher Ausführlichkeit solltest du im Gespräch mit der Bank vorab rausfinden. Denn jede tickt da ein bisschen anders.

Unabhängig davon möchte jeder Geldgeber von dir auf jeden Fall Infos zu folgenden Themen:

Kalkulatorischer Unternehmerlohn

Ich werde oft gefragt: „Wie sollte der Unternehmerlohn aussehen?“ Oder „Wieviel Geld soll ich für meine Privatentnahme einplanen?

Die Antwort auf diese Fragen errechnest du dir im ersten Teil deiner Finanzplanung. Übersetzt heisst das jetzt: Du machst Kassensturz und berechnest deine Lebenshaltungskosten bzw. deinen Mindestgewinn, den du mindestens erzielen musst.

Zu den Lebenshaltungskosten gehören z.B.:

  • Wohnungskosten, Versicherungskosten, dein Lebensunterhalt etc.

Investitions- und Gründungskosten

Ja, was kostet es denn ein Café zu eröffnen? Eine Wahrheit ist: Die Kosten für die Cafégründung werden oft gnadenlos unterschätzt. Wenn ich Cafégründer in spe frage: „Was denkst du, was eine Caféeröffnung kostet?“ höre ich oft Summen von 10.000 – 20.000 €. Fortgeschrittene Cafégründer nennen oft die Spanne von 60.000 – 80.000 €. Das ist dann schon realistischer.

Die folgenden Kosten hast du bereits verbraten, wenn du zum ersten Mal die Tür deines Cafés geöffnet hast:

  • Investitionskosten: das sind alle Kosten, die für Planung und Ausstattung deines Cafés anfallen, wie z.B. Baukosten für Notausgänge, Brandschutzbestimmungen, Kücheneinrichtung und dein erstes Warenlager.
  • Gründungskosten: das sind alle Kosten, die anfallen für Makler- und Abstandszahlungen, dein Marketing, Genehmigungen und Vorschriften und weitere administrative Kosten die für Beratung durch Rechtsanwälte und Steuerberater zu entrichten sind.

Kapital- & Finanzierungsbedarf

Brauchst du 20.000 Euro oder doch eher 100.000 Euro, um dein Café, Foodtruck etc. auf die Füße zu stellen – und ins Laufen zu bekommen. Je genauer du abschätzen kannst, wie hoch die Summe ist und erst recht, wo das Geld herkommen soll, desto besser. Heißt auch: Hast du selbst ein bisschen was gespart? Gibt deine Familie was dazu und wie viel Geld möchtest du eigentlich von der Bank?

  • Kapitalbedarf: Gründungs- & Investitionskosten, Erstbestand Warenlager, Puffer
  • Finanzierungsbedarf: Kapitalbedarf abzüglich Eigenmittel (Eigenkapital und Sacheinlagen)

Wenn du dich jetzt fragst: Ja, woher soll denn mein Geld kommen? Wie soll ich mein Projekt denn finanzieren? Dann empfehle ich dir mein Buch Finanzierung & Förderung in der Gastronomie. In meinem Ratgeber zeige ich dir Schritt-für-Schritt und hübsch aufgedröselt, wie du dein Startkapital zusammenbekommst. Es gibt jede Menge Möglichkeiten! Wirklich!

Personalplanung und -kosten

Wer steht bei dir hinter der Theke und kümmert sich um die Gäste? Hast du vor, das Ganze aus Kostengründen erstmal möglichst allein zu stemmen? Planst du mit Aushilfen und wenn ja, wie vielen? Oder seid ihr von vorn herein ein Gründerteam und teilt euch rein?

Wie viele Mitarbeiter benötige ich wann? Das ist die Frage, die dich in deiner Gastrounternehmer-Karriere fortlaufend begleiten wird.

Einflussfaktoren dabei sind z.B.:

  • Öffnungszeiten und Öffnungstage im Jahr
  • Art deines Services, z.B. Selbstbedienung oder Tischservice
  • Anzahl der Sitzplätze
  • Weitere Rahmenbedingungen, wie z.B. Saison, Wetter

Betriebskosten

In deinem Betriebskostenplan zeigst du auf, welche fixen und variablen Kosten in deiner Gastro anfallen.

  • Fixkosten entstehen unabhängig von deinem Geschäftsaufkommen und sind auch bei Umsatzschwankungen konstant. Das sind z.B.: Miete/ Pacht, Strom, dein Unternehmerlohn, festangestellte Mitarbeiter, Versicherungen, GEMA
  • Variable Kosten steigen bzw. sinken mit deinem Umsatz. Das sind z.B. Wareneinsatzkosten, Kosten für Aushilfskräfte, Energieverbrauch.

Umsatzplanung

Wie viel Geld planst du mit deinem Café zu verdienen? Wie hoch werden deine Einnahmen sein? Puuuh, woher soll ich das denn wissen?, wirst du nun vielleicht denken. Dieser Blick in die Zukunft ist rein spekulativ, aber er hilft dir trotzdem dabei durchzuspielen, wie viel Kohle mindestens reinkommen sollte, damit die Rechnung für dich aufgeht.

Die Antwort auf die Frage „Was werde ich wann wie verkaufen?“ bekommst du so: Schätzen deines täglichen Gästeaufkommens, abhängig von deinem Standort, deinen Einkommensquellen, Öffnungszeiten und deinem Angebot. 

Wie kommt man denn jetzt auf diese Prognose? Hier gibt es verschiedene Recherchemöglichkeiten, die durchführen kannst, wie z.B.:

  • Frequenzmessung an deiner Location
  • Kundenbefragungen vor Ort und online
  • Wettbewerbsanalyse

Erfahrungsgemäss kommen an diesem Punkt viele Gründer ins Schleudern. Ursache ist oft die wenig fundierte Auseinandersetzung mit dem eigentlichen Konzept – also all dem, was an Wissen, Kompetenz und Erfahrung, die hinter dem 1. Teil des Businessplans liegt. Oft wird der Konzeptteil fix zusammengeschustert und nicht bedacht, dass hier der Erfolg liegt, ob du dein Konzept zum Fliegen kriegst oder nicht. Denn hast du dein Konzept nicht glasklar formuliert und daraus ein funktionierendes Geschäftsmodell erstellt, kommt im Zahlenteil auch nur Grütze raus.

Ganz wichtig: Umsatz und Gewinn sind nur entfernte Bekannte. Erst, wenn du alle Ausgaben vom Umsatz abgezogen hast inklusive der „bösen“ Mehrwertsteuer und die Zahl unterm Strich größer als Null ist, hast du tatsächlich Geld „gewonnen“.

Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung

Egal ob Miete, neue Ware oder der Kühlschrank, der plötzlich streikt und sofort ersetzt werden muss – dein Café sollte zu jedem Zeitpunkt „flüssig“ sein, um anfallenden Kosten entsprechend bezahlen zu können. Da kein Tag in der Gastro dem anderen gleicht, Wetter, Ferien und andere unvorhersehbare Dinge dir plötzlich in die Quere kommen können, ist es umso wichtiger, dass du zunächst für die nächsten sechs bis zwölf Monate für dich klar hast, das zu jedem Zeitpunkt und selbst bei unverhofften Mehrausgaben, genug Geld auf deinem Geschäftskonto sein kann.

Lohnt sich meine Idee eigentlich?
Diese Frage kannst du dir mit der Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung beantworten. Hier machst du eine Art Wirtschaftlichkeits-Check und findest heraus:

  • Kann ich vom Ertrag leben?
  • Kann ich Rücklagen bilden?
  • Kann ich meine Kreditraten tilgen?

Geht dir jetzt Folgendes durch den Kopf?

Puuuh, ich glaube, ich habe das Thema Gastrogründung planen und Businessplan schreiben echt unterschätzt.

  • Ich suche einen roten Faden – einen strukturierten Fahrplan für meine Gastrogründung. Wie bekomme ich mehr Sicherheit für meine Entscheidung?
  • Ich brauche Unterstützung beim Businessplan schreiben. Lohnt sich meine Idee überhaupt?

Yeah, dann hab ich was für dich!

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Café eröffnen ohne Businessplan – besser nicht!

Du siehst, eigentlich ist so ein Geschäftsplan kein Hexenwerk, sondern ähnlich einem längeren Aufsatz, wie wir sie alle zu Schulzeiten schreiben mussten. Denn eine Eins gab’s nur für jene Werke mit einem hübschen roten Faden, grammatikalisch möglichst korrekt und geschrieben auf eine Art und Weise, die nicht zum Spontankoma des Lesers verleitet.

Von daher keine Angst vor großen Worten, sondern bleib dir selber treu. So ein Businessplan ist ein sich entwickelndes Konstrukt, an dem du stetig feilen solltest.

> Du weißt trotzdem noch nicht so recht, wie du es angehen sollst?

Dann könnte mein Onlinekurs Gastro-Uni genau das Richtige für dich sein. In der Gastro-Uni nehme ich dich an die Hand und zeige dir Schritt-für-Schritt, wie du deine Gastrogründung planst. Und nebenbei deinen banktauglichen Businessplan schreibst. Dazu gibt es eine Community mit anderen Gründern zum Austausch und regelmässige Q&A-Calls mit mir für deine individuellen Fragen.

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