Businessplan für Gastronomen: Café, Restaurant, Foodtruck – Wie vermeide ich die häufigsten Fehler beim Schreiben?

In den vergangenen fünf Jahren habe ich über 50 Gastro-StartUps zum Thema Planung, Gründung, Finanzierung und Aufbau eines profitablen Business gecoacht. Ein wichtiger Meilenstein ist hier das Erstellen des Businessplans für Kapitalgeber. Dabei habe ich die Erfahrung gemacht, dass im Schreiben des Businessplans immer wieder die gleichen vermeidbaren Fehler gemacht werden.

Heute zeige ich dir,

  • die neun Fehler im Businessplan, die du vermeiden solltest
  • Tipps, wie du es besser machen kannst
  • Drei Tipps vom Banker, was dein Businessplan unbedingt zeigen sollte

Aufbau und Inhalt: Businessplan für dein Café, Restaurant oder Foodtruck

Wie mache ich einen Businessplan? Und ich welcher Form schreibe ich einen Businessplan? – Bevor es losgeht noch ein paar Erklärungen zum Einstieg.

Welche Bestandteile hat ein Businessplan für die Gastronomie?

Der Businessplan besteht aus zwei grundsätzlichen Teilen:

  • Geschäftskonzept: Das ist der Textteil,  in dem du deine Geschäftsidee für deine Gastro erläuterst
  • Finanzplan: Das ist der Zahlenteil, in dem du zeigst, wie du deine Finanzierung und deinen unternehmerischen Erfolg in den ersten drei Jahren stemmen wirst

Vielleicht fragst du dich jetzt: Und was gehört da jetzt alles rein in den Businessplan? Welche Fragen muss ich denn da beantworten? Hier gebe ich dir Tipps für Aufbau und Inhalt .

In dieser Abbildung siehst du Bestandteile und Aufbau eines Gastro-Businessplans:

 

Der Businessplan Café besteht aus einem Textteil und einem Zahlenteil

Konzeptanalyse – dein Gastronomiekonzept in Textform

Wie erstelle ich ein Konzept für ein Café? – In der Konzeptanalyse kommt dein Gastro-Konzept auf den Prüfstand. Du zeigst hier auf, wie du deine Gastro-Idee zum Fliegen bringst. Dein sorgfältig ausgearbeiteter Textteil ist de Grundlage für deinen Zahlenteil. Hast du hier vor der Businessplan-Erstellung keine fundierte Analyse deines Vorhabens erstellt, kommt im Zahlenteil nur Grütze raus. Denn im Zahlenteil übersetzt du deinen Text in Zahlen.

Und jetzt geht’s los mit neun Fehlern, die du vermeiden solltest:

1. Deine Zusammenfassung ist nicht catchy

Der Zusammenfassung deines Geschäftskonzepts solltest du viel Liebe schenken. Warum? Die Zusammenfassung ist i.d.R. das Erste, was dein Bankberater oder Investor liest. Schaffst du es hier nicht die Eckpunkte deines Vorhabens auf den Punkt rüber zu bringen und zu begeistern, ist hier oft schon Schluss.

Der Leser brauch hier das Wichtigste zu deiner Gastro auf einen Blick, weil er damit dein Gründungsvorhaben einschätzt. Er beantwortet sich die Frage: Hat das Gastro-Konzept eine Chance oder nicht?

Neben Infos zu deinem Konzept, Alleinstellungsmerkmal, Wettbewerbern und dir als Gründer oder Team sind Antworten auf diese Punkte wichtig:

  • Wie hoch sind die Investitionskosten?
  • Wie hoch schätzt du Umsatz, Kosten und Gewinn in den ersten Jahren ein?
  • Wie hoch ist dein Finanzierungsbedarf?

Also mach aus deiner Zusammenfassung einen verführerischen Kuchen: Lass sie gut aussehen, hervorragend schmecken und mache noch Glasur, Streusel und ein Sahnehäubchen oben drauf. Damit holst du den Leser von den Socken.

2. Du als Gründer zeigst kein Profil

Um im Bild zu bleiben: Viele Gründer verpassen hier die Chance richtig Eindruck zu hinterlassen. Allgemeines BlaBla mit Allgemeinplätzen hilft hier nicht.

Hab immer Kopf: Die Bank und andere Geldgeber wollen Sicherheit, dass sie die richtige – möglichst sichere – Entscheidung treffen wollen. Sei wollen dir vertrauen. Also, gib ihnen, was sie brauchen:

  • Beschreibe deine Motivation für die Gründung richtig gut: Warum willst du gründen? Warum in der Gastro? Warum mit deiner Gastro-Idee? Warum brennst du dafür?
  • Hebe deine besonderen Fähigkeiten und Stärken als zukünftiger Unternehmer hervor und beschreibe, warum Du für Deine Geschäftsidee „brennst“. Denk daran, Du willst überzeugen!

Derzeit sind die Banken recht zögerlich mit der Kreditvergabe für angehende Gastronomen und Quereinsteiger. Besonderes Augenmerk gilt deiner fachlichen Eignung. Hier schauen sich die Banker besonders deine Gastro-Praxis und eventuelle Unternehmererfahrung an:

  • Hast du eine Ausbildung in dem Bereich? Hast du auch weitere Berufserfahrung?
  • Oder bist du heute schon Unternehmer, auch branchenfremd? Wie erfolgreich bist du dort?

Ich empfehle dir unbedingt vor dem Start ins eigene Business Praxiserfahrung zu sammeln.

3. Du hast kein Alleinstellungsmerkmal

Wie erstelle ich ein Gastronomiekonzept? – Viele Konzepte für Cafés, Restaurants und Bars sind leider austauschbar. Mit „ich eröffne ein Café und biete Kaffee und Kuchen an“ wirst du bei Geldgebern nicht weit kommen. Gähn, gibt’s schon 1.000 mal. Wenn deine Gastro-Idee ist: „Ich eröffne ein Café für Veganer mit Schwerpunkt Cupcakes und Cake Pops“, dann sieht es anders aus. Du bietest eine interessante Nische an und machst deine Positionierung deutlich.

Wenn du dann noch Kooperationen mit anderen Gastros aufzeigst und z.B. einen Online-Shop anbietest, wo du dein Angebot deutschlandweit verschickst, dann zeigt das „grösser denken“ und Wirtschaftlichkeit.

Also, was ist das Einzigartige deines Konzepts? Was ist neu? Was macht das Konzept einzigartig und schwer kopierbar?

Besonders spannend wird es, wenn es eine persönliche Geschichte zu deinem Konzept gibt, wie z.B. so:

  • Du liebst die USA oder kommst aus USA und machst eine amerikanisch inspirierte Gastro auf, wie z.B. Laurel von Fine Bagels.
  • Dein Herz schlägt für Persönlichkeitsentwicklung und Coaching und du eröffnest ein Coaching-Café, wie das kitchen2soul.

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4. Du machst 0815 oder gar kein Marketing

Die wenigsten Gastros haben von Tag 1 an eine volle Butze. Wie also wirst du sichtbar und bekannt, damit mehr Gäste kommen? Du musst auf unterschiedlichen Kanälen über dich, deine Gastro und dein Angebot funken. Am wichtigsten ist vorab zu klären: Wo – also auf welchen Kanälen – ist deine Zielgruppe eigentlich unterwegs?

Mit Marketing präsentierst du dein Unternehmen nach aussen, z.B. mit einem Logo, durchgehenden Corporate Design, Website und bespielen von Social Media Kanälen. Ich empfehle dir, schon weit vor deiner Eröffnung auf Social Media unterwegs zu sein. Warum? Menschen lieben den Blick durchs Schlüsselloch, sie lieben authentische Geschichten. Nimm sie mit auf deine Reise. So baust du dir schon vor deiner Eröffnung eine Community auf, die ehrlich an dir und deinem Projekt interessiert ist.

Besonderes Augenmerk solltest du der folgenden Frage schenken: Wie mache ich eigentlich aus Einmalkunden Stammkunden? Das funktioniert z.B. durch einen Newsletter, den du regelmässig verschickst. Mit einer Mischung aus Angeboten und Blick hinter die Kulissen kannst du hier für Aufmerksamkeit und mehr Sales sorgen.

5. Deine Angaben basieren auf Annahmen, nicht auf Fakten bzw. nachweisbaren Recherchen

In den wenigsten Businessplänen finde ich eine überzeugende Analyse zu den folgenden Themen:

Markt – Wie gross ist dein Markt?

  • Wie hoch ist die Kaufkraft in deinem Zielgebiet?
  • Was sagen sozio-kulturelle und Gastro-Trends vorher?

Beispiel: Du bietest ein rein veganes Angebot an? Dann analysiere aktuelle Zahlen zu diesem Trend und zeige damit: Ich weiß, was angesagt, sehe das Potenzial und baue darauf.

Wettbewerb – Wie ist dein Stand im Wettbewerb?

  • Wie sind deine Wettbewerber positioniert?
  • Wie unterscheidet sich dein Angebot vom Wettbewerb?

Beispiel: Zeige in einer Wettbewerbsanalyse auf, wie dein Stand im Wettbewerb ist.

Zielgruppe – Wie tickt deine Zielgruppe?

  • Wie tickt dein Wunschgast?
  • Welches Problem löst du mit deinem Angebot?

Beispiel: Specialty Coffee Enthusiasten haben einen anderen Anspruch an den Kaffee. Hier steht der Kaffee oft im Mittelpunkt des Angebots.

Mein Tipp: Mache Markttests und zeige das Nachfragepotenzial auf
Gehe die Extra-Meile und zeige, dass du dich wirklich mit deinem Konzept und deiner Zielgruppe beschäftigt hast. Die Markttests sind für die Bank sogenannte „Proof-of-Concepts“, in denen du unter Beweiss stellst, dass wirklich ein Markt für dein Gastro-Konzept besteht. Damit sammelst du fette Pluspunkte bei der Bank.

Das sind zwei beliebte Markttests:

  1. Kundenbefragungen in deiner Zielgruppe: Hierfür erstellst du einen kurzen Fragebogen und fragst potenzielle Kunden und zwar ausserhalb von Family & Friends
  2. Temporäre Pop-Ups: Hier testest du dich und dein Konzept kurzzeitig. Dafür mietest du dich z.B. für ein bis mehrere Monate in eine bereits bestehende Gastrofläche ein.

Auch das Crowdfunding ist ein Markttest. Hier zeigt sich, ob dein Gastro-Konzept überhaupt marktreif ist.

Finanzplan – Entwicklung deiner Gastro in den nächsten Jahren in Zahlen

Was muss alles in einen Finanzplan? Wie ist ein Finanzplan aufgebaut? – Die Finanzplanung ist der zweite Teil deines Businessplans. Hier übersetzt du dein Gastro-Konzept in Zahlen. Eine realistische Finanzplanung für dein Café ist das A&O für deinen Erfolg. Hier zeigt sich, ob sich deine Idee lohnt und dein Projekt machbar ist, also tragfähig.

Im Zahlenwerk zeigt sich oft, dass Konzept- und Finanzteil nicht zusammenpassen. Das sind die Fehler, die ich oft beobachte:

6. Du unterschätzt die Gründungs- und Investitionskosten

Wie viel Geld brauche ich, um ein Café zu eröffnen? – Die Kosten für die Gastro-Gründung werden oft gnadenlos unterschätzt. Landläufig wird davon ausgegangen, dass du mit 20.000 – 30.000 € gut unterwegs bist. Die Realität sieht anders aus.

Gerade in der Gastronomie geht schon viel Geld drauf, bevor du das erste Mal deine Türen geöffnet hast. Und das sind die beiden Kostentreiber:

  • Investitionskosten: das sind die Kosten, die für Planung und Ausstattung deines Cafés anfallen, wie z.B. bei einer Nutzungsänderung die Baukosten für Notausgänge, Brandschutzbestimmungen, Kücheneinrichtung und dein erstes Warenlager. Oft geht für eine gute Kaffeemaschine mit allem Zubehör schon 6.000 bis 10.000 € drauf.
  • Gründungskosten: das sind die Kosten, die anfallen für Makler- und Abstandszahlungen, dein Marketing, Lizenzen, Genehmigungen und Vorschriften und weitere administrative Kosten, die für Beratung an Gründungsberater, Rechtsanwälte und Steuerberater zu entrichten sind.

Liegst du hier bei deiner Kalkulation daneben, kann dir schnell das Geld ausgehen und du bist schon vor dem Start unterfinanziert.

7. Deine Preiskalkulation funzt nicht

Hier lese ich oft: „Bei den Preisen haben wir uns an den Marktpreisen orientiert.“ Das ist echt Mumpitz und bedeutet, dass du leider überhaupt keinen Durchblick hast, warum die richtige Preiskalkulation eine so grosse Bedeutung für deinen unternehmerischen Erfolg hat.

Die Grundlage der Preiskalkulation ist der Wareneinsatz. Und so berechnest du den:

  • Erstelle die Rezeptur für das Gericht, z.B. „Französisches Frühstück“: Was gehört in welcher Menge und welchem Gewicht zu diesem Gericht?
  • Berechne, was die einzelnen Bestandteile für das Gericht kosten
  • Ergebnis: Du hast den Wareneinsatz für das „Französische Frühstück“ berechnet = das kostet mich das Gericht im Einkauf.

Dann kannst du mit verschiedenen Preiskalkulationsverfahren deinen Netto- und Brutto-Verkaufspreis berechnen.

In diesen Verfahren werden in unterschiedlicher Weise dein Wareneinsatz, die Verarbeitung und weitere Kosten – wie Personalkosten, Betriebskosten, Pacht – und dein angestrebter Gewinn errechnet.

8. Du vergisst in deiner Umsatzplanung die Anlaufphase und die Saison

Wieviel Umsatz macht ein Café? – Die Umsatzprognose wird von der Bank oder anderen Investoren besonders kritisch geprüft. Denn hier zeigt sich, ob du in der Lage bist dein Angebot an die Gäste zu bringen. Hier wird gerne mal der Umsatz entsprechend angepasst, dass die Kosten gedeckt wurden ohne auf die entsprechende Plausibilität zu achten.

Berücksichtige in deiner Umsatzplanung auch die Anlaufphase, die generell schwachen Umsatzmonate und die Saison.

Denn eins ist klar: Keine Gastro wird vom Start weg voll sein und „rund laufen“. Es dauert, bis Stammgäste gewonnen, Rezepte angepasst, Serviceabläufe optimiert und die Mitarbeiter eingearbeitet sind und und und. Kalkuliere auch das ein.

9. Du überschätzt deine Arbeitskraft

Personalplanung und du ist ein schwieriges Thema. Du kennst den Spruch: Selbstständig bedeutet „selbst“ und „ständig“. Ja, es wird viel Power, Zeit und Engagement von dir verlangt. Und klar, Überstunden gehören somit erst mal dazu.

Was ich oft in den Businessplänen sehe: Du verrechnest deine Arbeitskraft zu 100% ein in Küche, Service und putzen erledigst du auch noch. Das ist realitätsfern, denn neben diesen beiden Tätigkeiten hast du ja noch einen riesigen Sack andere To-Dos: Einkauf, Buchhaltung & Steuern, Marketing, Zahlen im Griff haben und deine Gastro weiterentwickeln.

Zeige in deinem Businessplan auf, was deine Kernaufgaben sind und plane dich mit maximal 70% Arbeitskraft ein.

Businessplan für die Bank: Drei Tipps vom Banker für dich

Diese Tipps sind von Dirk Alfare, der lange selbst als Banker Kredite vergeben hat und jetzt als Finanzierungsberater unterwegs ist.

Tipp 1: Gib Gummi bei Gestaltung und Gliederung

Eine gute optische Gestaltung und Gliederung macht das Lesen und Erfassen des Businessplans so viel leichter. Ich will auch Freude haben beim Lesen. Fotos und Grafiken und vielleicht auch Statistiken, lockern deinen Plan auf.

Tipp 2: Komm‘ in der Zusammenfassung direkt auf den Punkt

Ich als Banker will wissen, um welchen Finanzierungsbetrag es geht und wie der aus Sicht des Kunden finanzierbar ist. Die Investitions. und Finanzierungsstruktur muss gleich an den Anfang.

Tipp 3: Habe mehrere Einkommensquellen

Corona hat gezeigt, wie agil die Gastro auf die sich ständig ändernden Anforderungen reagiert hat, z.B. mit Take-Away Konzepten, Delivery und Online-Shops. Der Banker schaut heute noch mehr als vor der Krise hin, ob du mehrere Einkommensquellen, neben dem stationären Verkauf hast. Denn dann kann die eine Säule evtl. Umsatz-Anlaufschwierigkeiten in einer anderen Säule ausgleichen und zum anderen bist du dann krisensicherer.

Puhhhh, da sind jetzt jede Menge Fragezeichen in deinem Kopf?

  • Finanzierung sichern, Location finden, Behördendschungel lichten, Kuchen verkaufen oder nicht, Personal finden etc.: Die to-to-Liste erscheint riesig. Womit sollst du nur anfangen?
  • Nach gefühlt 1.000 Stunden im Internet weißt du noch immer nicht, welche Behörde was verlangt und was du rechtlich beachten musst. Wie schaffst du es, dich nicht zu verzetteln?
  • Du bekommst beim Wort „Businessplan“ direkt Horror. Zahlen – das war noch nie dein Ding. Wie bekommst du das bloss auf die Reihe?

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In der GASTRO-UNI zeige ich dir:

👉 Wie du dein Konzept durchleuchtest und ein tragfähiges Geschäftskonzept entwickelst
👉 Wann du was wie machen musst, damit du nichts Wesentliches vergisst
👉 Wie du mit deinen Ergebnissen nebenbei deinen Businessplan schreibst
👉 Was die Banken in den einzelnen Businessplan-Punkten von dir sehen wollen

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Businessplan für Café, Bar, Foodtruck: 9 Fehler, die du vermeiden solltest

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