Schritt-für-Schritt zum eigenen Café – Cafegründung ist ein Monsterprojekt. Den wenigsten Cafégründern ist bewusst, was alles auf sie zukommt, wenn sie ihr eigenes Café eröffnen wollen. Sie denken an den wunderbaren Kuchen, den es geben wird. An die wunderbare Atmosphäre, die sie zaubern werden und an ihr Glück, wenn sie zum 1. Mal die Tür öffnen werden. Das ist alles wichtig. Aber nicht erfolgsentscheidend.

Die Scheiterquoten in der Gastronomie sind hoch. Jede 2. Gastronomie wird innerhalb von drei Jahren wieder geschlossen. Viele schliessen sogar schon innerhalb der ersten sechs Monate. Hauptgründe sind oft ein schlecht ausgearbeitetes Café-Konzept, mangendes Marketing und eine unzureichende Finanzierung.

Damit dein Traum kein Alptraum wird, habe ich dir die wichtigsten Schritte der Cafégründung zusammen gestellt. Jetzt bekommst du einen Einblick, was wirklich auf dich zukommt. In den einzelnen Schritten gebe ich dir Impulse mit auf den Weg, wie du aus deinem Lebenstraum Café eröffnen ein Business machst, das dich dann auch finanziell trägt.

1. Gastro und du. Passt?

Der Schritt in die Selbständigkeit ist ein großer, der in die Gastro riesig. Denn du hast nicht die Option, es dir im „home office“ gemütlich einzurichten, vielleicht auch mal den ganzen Tag im Bett zu verbringen – und trotzdem zu arbeiten, sondern dein neues Zuhause ist der Präsentierteller.

Auf dem nimmst du spätestens ab dem Tag der Eröffnung deines eigenen Cafés Platz und entwickelst bald eine Idee davon, wie sich Prominente fühlen müssen. Du wirst beobachtet, wildfremde Leute denken plötzlich, sie „kennen“ dich. Sie beobachten und beurteilen, was du tust. Und du?

Du bist Meister der Diplomatie und ruhst selbstverständlich in dir. Nichts bringt dich aus der Fassung. Ganz gleich, ob ein Gast dich als Blitzableiter für seinen miesen Tag benutzt, die Hütte an mehreren Ecken gleichzeitig brennt, weil natürlich Menschen gern in Gruppen auftauchen und dann alle sofort etwas bestellen möchten.

Du behältst einen kühlen Kopf, ein Ohr für deine Gäste und bist nicht auf den Mund gefallen. Bei Bedarf wachsen dir vier weitere Arme und am Wochenende der Normalbevölkerung läufst du zur Hochform auf, genauso wie an Feiertagen oder zu besonderen Anlässen.

60 Stunden gehen für die eigene Gastro locker drauf – pro Woche. Denn nur weil „zu“ ist, hast du nicht Feierabend. Trotzdem mache vor deiner Cafégründung noch mal den Check: Bin ich eine Gründerpersönlichkeit?

Du liest immer noch statt bereits durch Jobportale zu surfen? Glückwunsch! Denn du scheinst nach einem Muster gestrickt, das für ein (Über)leben in der Gastronomie gemacht ist. Ein Grundrezept für maximale Erfolge mag es nicht geben, die Grundlage dafür schon: Deine persönliche Einstellung und den Wunsch, gastgeben zu wollen. Mit allem, was dazu gehört!

2. Caféidee finden und weiter entwickeln

Du liebst es, stundenlang im Café zu hocken, einen Latte zu schlürfen und dabei die Leute zu beobachten. Herrlich ist das. Nicht selten kommt Menschen dabei der Gedanke, wie es wäre wenn der eigene Name an der Eingangstür hinter „Inhaber“ stünde. Doch was würdest du deinen Gästen verkaufen?

Ein „richtiges“ Konzept macht sich positiv auf deinem Bankkonto bemerkbar. Es beschert dir glückselige Kunden, die gerne wiederkommen und die frohe Kunde von deinem Laden in die Welt hinaus tragen. Die Frage ist bloß: Wie schaffst du dieses Momentum von Beginn an und wie findest du DAS Konzept, das zu dir und deiner Zielgruppe passt?

Du stehst noch ganz am Anfang? Hast bislang nur ein Kopf-Café? Fragst dich, wie du deine Idee aufs Blatt Papier bekommst und diese dann strukturiert weiter bearbeitest? Dann ist „Von der Idee zum Konzept – mit Anleitung“ das Richtige für dich. 

Womit wir ans Eingemachte kommen:

  • Bist du deine eigene Zielgruppe? Das wäre ideal. Oder wagst du dich auf fremdes Terrain? Dann solltest du erstmal Feldstudien anstellen, um deine künftigen Gäste besser kennenzulernen.
  • Wofür soll dein Café bekannt sein? Und was hebt es von den 20 000 Cafés ab, die es in deiner Stadt vielleicht schon gibt? Nur Kaffee und Kuchen in hübsch wird dich nicht reich machen, wenn du nicht gerade die einzige Oase im Umkreis von 500 Kilometern bist.

Es ist gut, sich von deinen Lieblingscafés inspirieren zu lassen. Immerhin machen die was richtig, sodass du dich wohlfühlst und gerne dort hingehst. Doch du möchtest auch nicht als „wie xy“ bekannt werden oder als Blaupause von „z“, sondern deinen eigenen Fußabdruck hinterlassen. Also statt auf den „hygge“-Trend direkt aufzuspringen oder das nächste Café zu eröffnen, wo es jetzt diese fancy „Influencer Bowls“ gibt, geh mal in dich und schreib auf, was dir selbst alles einfällt für ein tolles Café.

Sich dazu Feedback von Freunden und Familie zu holen, geht in Ordnung. Aber selbst wenn sie nicht 100pro deiner Meinung sind, muss dein Ansatz nicht falsch sein. Letztlich ist es DEIN Café und du bist es, die für es steht.

3. Behördendschungel meistern – Welche Auflagen und Genehmigungen sind wichtig?

Bevor du den Mietvertrag unterschreibst, solltest du mit der Lokalbaukommission und dem Kreisverwaltungsreferat – so heisst das bei uns in München – kommunizieren. Am besten lädst du die Mitarbeiter ein in dein zukünftiges Café und erklärst ihnen genau, was du vorhast, wie du z.B. deine Küche planst und welche Lebensmittel du einsetzen wirst. Dann wird man dir sagen, was du alles ändern musst und was auch nicht möglich ist, damit du grünes Licht bekommst. Einige der Änderungen können sehr teuer werden, wie z.B. ein weiterer Toiletteneinbau für deine Mitarbeiter.

Besonders hoch sind die Behördenauflagen bei Raumnutzungen, in denen vorher keine Gastro war. Hier musst du eine sogenannte Nutzungsänderung erwirken.

Und dann geht’s weiter: Dürfen draussen Leute sitzen? Brauchst du Abluft oder genügt Umluft? Brauchst du einen Fettabscheider? Wie ist das mit den Parkplätzen? Stimmt das, dass das schnell mal 30.000 € netto werden können?

Darf ich ein Café eröffnen mit Kuchenverkauf?

Das ist eine der meistgestellten Fragen von Cafégründern. Genauer geht es dann um den folgenden Zusammenhang: In meinem Café möchte ich Kuchen und Torten selbst backen. Darf ich diese dann auch außer Haus verkaufen? Welche Vorschriften und Genehmigungen muss ich beachten? Brauche ich dafür eine Ausbildung?

Nur kurz: Du bekommst das alles hin.

In  Darf ich selbstgebackene Kuchen ohne Meister verkaufen? zeige ich dir, welche Voraussetzungen du erfüllen musst, damit du deinen Kuchen auch außer Haus verkaufen kannst. 

Café eröffnen und zu erfüllende Auflagen: Kaum einer steigt da durch

Der Behördendschungel ist aus zwei Punkten besonders problematisch:

  1. Es gibt keine Übersicht über alle Genehmigungen Vorschriften & Co, die du mit deinem Café erfüllen musst.
  2. Ausserdem sind viele Genehmigungen von Bundesland zu Bundesland, teilweise von Stadt zu Stadt und auch innerhalb der Stadteile unterschiedlich geregelt. Eine Pauschallösung gibt es somit nicht.

Damit du klar siehst im Wust von Auflagen, Verordnungen, Gesetze und & Co habe ich den „Behördenfahrplan Café eröffnen“ erstellt. So sparst du viel Zeit, Geld und Nerven.

Deine Cafégründung: Schritt für Schritt Anleitung. Ich freue mich riesig, wenn du diese Checkliste in Social Media teilst.
#Cafégründung #RespektHerrSpecht #ExistenzgründungCafé – Danke!

Hier kannst du die Checkliste kostenfrei als PDF herunterladen:

4. Kosten Cafégründung kalkulieren – Geht’s auch ohne Kapital?

Grundsätzlich ist die Selbständigkeit mit einem Café mit hohen Kosten verbunden. Es ist unmöglich, eine pauschale Aussage über die Gesamtkosten einer Cafégründung zu machen. Dafür gibt zu viele Einflussfaktoren. Hier sind einige:

Zukünftiger Cafestandort
Tatsächlich kannst du deine zu erwartenden Kosten erst realistisch einschätzen, wenn du deinen Caféstandort kennst. Übernimmst du ein Café, sind die Kosten normalerweise wesentlich geringer, als wenn du einen Raum mietest, der zuvor anderes genutzt wurde – Stichwort Nutzungsänderung und Behördendschungel.

Du kaufst Gebrauchtgeräte
Der Neukauf von Technik (Küchengeräte, Kaffeemaschine etc.) Einrichtung und Geschirr ist ein richtiger Kostentreiber. Aber, vieles kannst du auch gebraucht kaufen. So halte z.B. Ausschau nach Caféauflösungen, suche nach professionellen Gebrauchtgeräteanbietern oder schau in EBAY Kleinanziegen.

Die Kaffeemaschine ist meist einer der teuersten Anschaffungen. In Welche Kaffeemaschine nehme ich für mein Café? zeige ich dir Alternativen zum Kauf.

Kreativen Anspruch flachhalten
Umso abgefahrener deine Gestaltungsidee ist, umso mehr Kosten fallen für Umbaumassnahmen und Renovierung an. Also, Ball flach halten.

Butter bei die Fische – Beispiele aus der Caféwelt

Damit du ein erstes Gefühl für deinen Kapitalbedarf bekommst, nehme ich meine Erfahrungswerte als Grundlage. Das ist eine erste Übersicht mit groben Richtwerten. Ausreisser nach oben und unten gibt es natürlich immer.

Übernahme bestehendes Café

  • Im Schnitt: Abnahme zwischen 20.000 und 90.000 € je nach Lage, Grösse und Ausstattung.
  • Umbau- und Renovierungskosten zwischen 5.000 und 20.000 € kommen oft noch dazu.
  • On-top dann noch Gründungskosten, Anfangswarenbestand und Liquidät für sofortige Zahlungen.

„Neue“ Lokalität mit Nutzungsänderung

  • Sanierung: meist zwischen 20.000 € – 40.000 €
  • Umbaukosten: zwischen 20.000 € – 40.000 €
  • Anfangsinvestitionen für Café-Einrichtung incl. Küche, Kaffeemaschine, Geschirr etc. ca. 15.000 – 25.000 € (umso mehr gebrauchte Geräte und Geschirr umso günstiger wird es.)
  • On-top dann noch Gründungskosten, Anfangswarenbestand und Liquidät für sofortige Zahlungen.

In meinem Blogpost Was es wirklich kostet, ein Café zu eröffnen zeige ich dir, welche Kosten wann entstehen, warum es so wichtig für dich ist, die Kosten zu kennen und zu verstehen und wie du die Hauptkostentreiber für deine Caféidee senken kannst. Und ich beantworte die Frage, ob du auch ohne Kapital ein Café eröffnen kannst.

5. Funzt mein Café-Konzept?

Du hast gebrütet und recherchiert, am Konzept gefeilt – und zweifelst trotzdem. Denn auch wenn dein Bauchgefühl gut ist und du überzeugt bist von dem, was du vorhast, du solltest nie dein bester Kunde werden. Also raus in die Welt und abgeglichen, ob die Theorie zur Praxis passt. Wie? Da gibt es ganz unterschiedliche Optionen z.B.:

  1. Ausprobieren: Koch/back für Freunde und Familie das, was du zu verkaufen gedenkst und lass sie probieren. Wie sind die Reaktionen?
  2. Netzwerken: Geh zu Gründerstammtischen, Netzwerktreffen oder anderen Events, wo die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass du mit anderen ins Gespräch kommst und deine Idee „pitchen“ kannst. Heißt, du bist in der Lage, kurz und knackig auf den Punkt zu bringen, was du vorhast. Egal wie abwegig die Kommentare sein mögen, andere Perspektiven bringen dich weiter.
  3. Dein Angebot testen: Pop-up Shops und Food Markets sind total im Trend und für dich ideal, um auf dem Weg zum großen Ziel dein Konzept zu testen – und danach zu optimieren. Vielleicht wirst du in deinen Annahmen auch einfach nur bestätigt, was richtig Auftrieb gibt.

Mmmh, jetzt überlegst du, wie du dein Cafe-Konzept knackig auf den Punkt präsentierst? So klasse, dass es deinem Gegenüber, z.B. dem zukünftigen Vermieter, Geldgebern, die Schuhe auszieht? Dann nutze das Script für den „Elevator Pitch“ – meine Idee in 30 Sekunden erklärt

6. Marketing machen

Marketing ist ein Riesenfeld. Denn eigentlich ist Marketing alles, was du mit deinen Sinnen von einem Café wahrnehmen kannst. Und alle Sinne kannst du mit Marketing beeinflussen.

Mit deinem Marketing kannst du schon lange vor der ersten Türöffnung deines Cafés starten, z.B. mit einem Blog auf deiner zukünftigen Café-Website oder der Bespielung unterschiedlicher Social-Media-Kanäle. Im Blogpost Warum du mit Social Media und Webseite so früh wie möglich starten solltest kannst du lesen, wie dein Marketing Fahrplan aussehen kann.

Die Währungen im Marketing sind Sichtbarkeit und Bekanntheit durch Kommunikation auf den unterschiedlichsten Kanälen.

Einige wichtige Marketingthemen sind:

An dieser Stelle solltest du dir die grundsätzliche Frage stellen: Was machst du selbst und was gibst du schon am Start ab an professionelle Dienstleister? Auf Nachfrage gebe ich dir gerne Empfehlungen.

7. Businessplan erstellen

Der Businessplan ist die ausgearbeitete und ausformulierte Zusammenfassung deines Cafékonzepts. Hier beschreibst du im Textteil z.B. wie deine Geschäftsidee funktionieren soll, wie du Marketing für dein Café machst und was dein Café besonders macht.
Im Zahlenteil beschäftigst du dich mit deinen anfallenden Kosten z.B. für die Gründung und anstehende Investitionen, sowie Umsatz- und Liquiditätsplanung.

Wenn ich mit Cafégründern über den Businessplan spreche, bricht bei ihnen regelmässig der Angstschweiss aus. Sofort wird an den Zahlenteil gedacht: Ich verstehe nicht was ich da machen soll. Wie soll ich denn die Gründungskosten berechnen? Was ist denn eine Liquiditätsplanung? Und wie geht das?

Du willst einen Businessplanfür dein Café schreiben und hättest dabei gerne Unterstützung?
Dann trag' dich in meine VIP-Liste ein! Ich entwickle gerade den Businessplan Café für dich. Sobald es Neuigkeiten gibt, informiere ich dich.

Du erhältst nach der Anmeldung zur Businessplan-Liste, jeden 2. Dienstag Tipps zur Cafégründung in deinen Posteingang. 

Ja, sieht erst mal schwierig aus, ist es aber nicht. Denn du startest mit dem Textteil, in dem du dein Cafékonzept ausführlich darstellst. Im Zahlenteil bildest du dein Konzept in Zahlen ab.

Warum du unbedingt einen Businessplan schreiben solltest – drei wichtige Gründe:

  1. Du machst aus deiner Idee ein Konzept: Es ist einen Riesenunterschied ob du deine Idee im Kopf hast oder als Konzept strukturiert aufs Papier bringst.
  2. Du stellst deine Idee auf den Prüfstand: Dein Business Plan ist eine Art Machbarkeits- und Wirtschaftlichkeitsuntersuchung deiner Café-Idee.
  3. Du stellst sicher, dass du an alles gedacht hast: Ein Blick auf die “klassische“ Kapitelstruktur eines Businessplans verrät schnell, mit welchen Themen du dich im Rahmen deiner Cafégründung beschäftigen solltest. Dein Businessplan ist also die perfekte To-do-Liste.

Der Blogpost Der Businessplan für dein Café: 10 Gründe, warum du unbedingt einen brauchst zeigt dir weitere wichtige Argumente für deinen Businessplan.

Du willst oder musst auch einen Businessplan erstellen? Und weißt nicht wie?
Ich entwickle derzeit einen Kurs und Coachingangebote, wie du deinen Businessplan für deine Café einfach und überzeugend selbst erstellen kannst. Genau das suchst du? Dann trage dich in die Liste ein. Ich melde mich bei dir, sobald es Neuigkeiten gibt.

8. Standort finden und bewerten

Der Standort ist der Faktor, der maßgeblich über den Erfolg eines gastronomischen Betriebs entscheidet. Je besser du deinen Standort und das Umfeld im Radius von bis zu drei Kilometern kennst, desto besser kannst du deine Gründungsidee auf die Umgebung vor Ort anpassen.

Schaue dir folgende Faktoren an: Lage, Sichtbarkeit, Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Parkmöglichkeiten, Wettbewerbssituation und Frequenzströme, also wie viele Menschen an deinem potenziellen Café-Standort vorbeilaufen.

Eine eigene Standortanalyse durchzuführen ist für dich vor der Café-Anmietung überlebenswichtig. Die Ergebnisse fliessen auch in deinen Businessplan ein.

Sechs Schritte für deine Standortanalyse:

  1. Erstelle ein Anforderungsprofil für deinen Standort auf Basis der Inhalte deiner Gründungsidee.
  2. Schaue dir mindestens drei Objekte an. Nimm sicherheitshalber auch Experten mit (z.B. Architekten, Bauingenieure, Küchenbauer, Berater), die dir eine objektive Rückmeldung zur Immobilie und zum potentiellen Standort geben können
  3. Immobilie von aussen betrachten: Wie weit ist das Lokal vom Hauptfrequenzstrom der Passanten entfernt (< 50 m)? Wie sieht das Umfeld der Immobilie aus?
  4. Immobilie von innen betrachten: Wie sieht das Lokal von innen aus (Gastraum, Musikbeschallung, Küche, Lager, Sanitär, Haustechnik, Be-/ Entlüftung, Brandschutz, Anlieferung, Ver- und Entsorgung)? Gibt es Geräte, die übernommen werden sollen? Was ist deren Zustand? Macht es mehr Sinn in neue Geräte zu investieren?
  5. Führe eigene Frequenzmessungen durch, d.h. zähle mit Hilfe eines Mengenzählers (im Internet bestellbar) wie viele Menschen an dem Standort zu unterschiedlichen Zeiten (d.h. früh, mittags, nachmittags, abends) und Tagen (Wochentage/ Wochenende) vorbeigehen. Beobachte auch woher die Menschen kommen und wohin sie gehen. Wer sind diese Menschen? Arbeiter, Familien, Büroangestellte, Mütter mit Kinderwagen, ältere Menschen oder Touristen?
  6. Gezielte Gespräche führen: Sprich mit Nachbarn, Betreibern von benachbarten Einzelhandelsgeschäften aber auch mit Repräsentanten der Stadt z.B. Ordnungsamt, Wirtschafts- und Tourismusförderung, wie diese den Standort, dessen Historie und aktuelle Relevanz im Stadtleben einschätzen und welche Betriebskonzepte aus deren Sicht z.B. auch im Bebauungsplan (B-Plan) gewünscht und sinnvoll sind.

9. Versicherungen abschliessen

Ja, Versicherungen sind unsexy. Aber, in deinem eigenem Interesse solltest du dich und dein Café umfassend versichern. Dazu gehören persönliche genauso wie betriebliche Versicherungen.

Private Versicherungen

Vielleicht denkst du, du bist persönlich gut abgesichert. Jetzt ist der Zeitpunkt noch einmal in dein Versicherungsportfolio zu schauen. Hier sind drei wichtige Risiken und ihre mögliche Absicherung:

  • Du erleidest eine schlimme Krankheit z.B. Krebs, Herzinfarkt und kannst auf absehbare Zeit nicht in deinem Café arbeiten – Absicherung gegen „schwere Krankheiten“ .
  • Du bist längere Zeit arbeitsunfähig, deine Kosten laufen aber weiter. – Krankentagegeldversicherung.
  • Du willst schon rechtzeitig fürs Alter vorsorgen – Rentenversicherung und Risikolebensversicherungen.

Betriebliche Versicherungen

Puh, aus Gesprächen mit vielen Gastronomen kann ich dir die richtige Absicherung nur sehr ans Herz legen. Auch hier stelle ich dir drei wichtige Risiken und ihre mögliche Absicherung vor.

  • Der Klassiker: Dein Mitarbeiter verschüttet heissen Kaffee, der dem Gast über den Laptop und den Arm läuft – Betriebshaftpflichtversicherung.
  • Passiert auch oft: Wasserschaden durch Rohrbruch oder Einbruch – Inhaltsversicherung mit Betriebsunterbrechungsversicherung.
  • Macht gar keine Freude: Gerichtliche Auseinandersetzungen mit Gästen, Zulieferern oder Vermieter – Rechtsschutzversicherung für Selbstständige.

Du denkst: Ach du meine Güte. Da brauche ich Unterstützung für die Auswahl meiner Versicherungen. Dann schreib mir. Auf Nachfrage gebe ich dir gerne Empfehlungen.

10. Existenzgründung: Unterstützung, Förderungen und Zuschüsse erhalten

Unterstützung bei Gründung und Businessplan

Viele Cafégründer denken: „Das wuppe ich schon selbst. Ich spare mir das Geld für einen Berater. Da Erst-Existenzgründer keine Erfahrungswerte besitzen, bei null starten und keinen Durchblick haben, wann was wie auf sie zukommt, treten dann oft erhebliche Zeitverzögerungen und unvorhergesehene Kosten auf. Diese Summe übersteigt dann häufig anfallende Beratungskosten. Darum empfehle ich dir die Beratung durch einen Experten.

Vor allem, wenn du einen Bankkredit für deine Café-Verwirklichung benötigst, steigerst du deine Chancen auf eine Kreditbewilligung mit Expertenunterstützung. Denn die Experten wissen, welche Punkte des Businessplans den Bankenberatern besonders wichtig sind.

Und ja, schon bald kannst du auch von mir geförderte Unterstützung bekommen. Ist das nicht toll? Schreib mir, wenn dich das interessiert.

Hier findest du schnell erste Hilfe:

  • Du meldest dich an für meinen Newsletter und bleibst auf dem Laufenden über Wichtiges aus der Cafészene, meine Angebote und wann ich dich mit geförderter Hilfe unterstützen kann.
  • Du willst deinen Businessplan erstellen? Dann trage dich hier in die VIP-Liste ein und ich informiere dich, wenn ich mit meinem Angebot zur Businessplan-Erstellung am Start bin.
  • Schaue bei deiner zuständigen IHK und/ oder DEHOGA nach Unterstützungsmöglichkeiten.

Café eröffnen: Du brauchst einen Kredit oder eine Förderung? 

Dann lade dir jetzt meine Übersicht „Förderungen & Zuschüsse“ herunter.

Förderungen und Zuschüsse…

… die dir den Start in die Gastro erleichtern und dir Startgeld bringen können.

11. Kredit bekommen

Du hast nicht genug Eigenkapital für deine Cafégründung? Dann kannst du versuchen, ob du einen Bankkredit bekommst. Voraussetzung für die Bankgespräche ist ein fundierter Businessplan. 

Anhand deines Businessplans prüft die Bank deine Kreditwürdigkeit. Es wird begutachtet, wie genau du dein Cafékonzept durchdacht hast, ob deine angedachte Finanzierung vernünftig und tragfähig ist.

Generell sind Banken eher zurückhaltend mit der Kreditvergabe an Gastronomen. Grund ist die enorme Scheiterquote. Jede 2. Gastronomie schliesst wieder innerhalb von zwei Jahren. Viele sogar schon innerhalb der ersten sechs Monate. Zudem sind viele Cafégründer Quereinsteiger und da schaut die Bank bei der Kreditvergabe gleich doppelt genau hin, ob Gründerpersönlichkeit, Caféidee und Finanzplan stimmen. Mit einem überdurchschnittlichen Businessplan und professionellem Auftreten im Bankengespräch kannst du hier punkten.

Gute Chancen auf die Bewilligung  von z.B. KfW Gründerkapital oder KfW Gründerkredit bestehen, wenn besonders dein Cafékonzept, du als Gründer und vor allem dein Zahlenteil überzeugen.

Mit einem Experten an deiner Seite steigerst du die Chancen auf eine Kreditbewilligung. Du brauchst einen Businessplan und weisst nicht, wo du da anfangen sollst? Ich entwickle derzeit einen Kurs und Coachingangebote, wie du deinen Businessplan für deine Café einfach und überzeugend selbst erstellen kannst. Genau das suchst du? Dann trage dich in die Liste ein. Ich melde mich bei dir, sobald es Neuigkeiten gibt.

12. Mietvertrag unterschreiben

Er ist das erste wichtige Dokument auf dem Weg zum eigenen Laden: Der Mietvertrag. Er sichert dir deine Traum-Location, zementiert in gewisser Weise aber auch deine Zukunft. Umso wichtiger ist, was drinnen steht.

Beim Wort „Gastronomie“ schrillen bei vielen Vermietern alle Alarmglocken. Stinkt, ist laut und schnell wieder weg, sind drei der gängigsten Vorurteile. Entsprechend werden Mietverträge oft so gestrickt, dass sie eine „Mindestmietdauer“ über mehrere Jahre vorschreiben, Öffnungszeiten explizit genannt haben wollen oder Staffelmieten enthalten. Von daher prüfe ihn genau, bevor du unterschreibst und überleg dir, ob du mit den Konditionen wirklich leben kannst. Denn nicht selten ist es die Miete, die so manch kleinem Café das Genick bricht, weil die Menge an Kaffee und Kuchen, die du dafür verkaufen müsstest, nicht realistisch ist.

Auch wichtig zu wissen: Die Warmmiete wird in „netto“ ausgewiesen, heisst, die 19 Prozent Mehrwertsteuer kommen noch obendrauf.

Ebenfalls ein Risiko sind mündliche Zusagen. „Sie können den Laden haben“ muss nicht heißen, dass du ein paar Tage später tatsächlich unterschreiben kannst. Mehr Sinn und vor allem mehr Sicherheit kann ein Vorvertrag mit Rücktrittsoption bieten, sollten noch wichtige Dinge zu klären sein oder äußere Einflüsse wie Baustellen vor der Haustür oder eine notwendige Renovierungen anstehen.

Apropos: Unbedingter Bestandteil sollte die Art und Weise der Übernahme sein – renoviert oder unrenoviert und wie stehen die Sterne, solltest du deinen Laden schließen müssen?

13. Umbaumassnahmen berücksichtigen – Welche baulichen Auflagen sind zu beachten?

Grundsätzlich benötigst du weniger Zeit, hast weniger Stress und Kosten, wenn du entweder ein bereits bestehendes Café übernimmst oder Räumlichkeiten mietest, in denen vorher eine Gastronomie am Start war.

Sanierung: Fachleute konsultieren
Wird dein ausgesuchter Standort heute als Büro genutzt, musst du zum einen bei den Behörden erst eine Nutzungsänderung erwirken und zum anderen stehen dann oft umfangreiche Sanierungen von z.B. Wasser- und Elektroinstallationen an, die fix ins Geld gehen. Vor allem wenn du die zahlen musst und nicht der Vermieter.

Renovierung: Selber machen
Viele Cafégründer renovieren selbst. Und wenn Lebenspartner, Familie und Freunde bei der Traumverwirklichung helfen, dann wird daraus ein richtiges Familienprojekt, wie z.B. bei Blackline Coffee und kitchen2soul.

14. Projektplan aufstellen

Die Cafégründung ist ein Riesenprojekt mit vielen Abhängigkeiten und auch Fallstricken. Ich empfehle dir dringend deinen eigenen Café-Fahrplan zu erstellen, damit du weißt, welche Arbeitsschritte, in welcher Reihenfolge, zu welchem Zeitpunkt durch wen, mit welchem Budget und Zeitpuffer durchgeführt werden müssen. Und bedenke dabei: bestimmte Aufgaben werden einfach länger dauern und/ oder Dienstleistungspartner stehen auf einmal nicht mehr zur Verfügung, was immer Verzögerung bedeutet.

Dein Café-Fahrplan

  1. Führe Gespräche mit allen beteiligten Behörden. Dann weißt du, welche Auflagen, Regelungen und Besonderheiten, wie z.B. Hygienerichtlinien (HACCP), Auflagen des Ordnungsamts etc. für dich relevant sind.
  2. Besorge dir von allen beteiligten Dienstleistern die Umsetzungspläne. In den Umsetzungsplänen sollten Arbeitsschritte, Termine, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Kostenplanungen aufgeführt sein.
  3. Erfasse alle ermittelten Arbeitsschritte in deinem Café-Fahrplan mit Hilfe eines Zeitstrahls. Jetzt überlege dir wann, welche Schritte zu realisieren sind. Berücksichtige dabei, welche Aktivitäten parallel bzw. nacheinander ablaufen müssen. Denke dabei auch an Termine, Aktivitäten und Verantwortlichkeiten aus den Plänen der anderen Dienstleister, wie z.B. Architekten, Küchenbauer etc. Der Zeitraum sollte dabei die vier bis sechs Monate vor Eröffnung und den Eröffnungstag umfassen.
  4. Ermittle pro Arbeitsschritt die dafür notwendigen Kosten an Personal, Material, Dienstleistungen Dritter. Trage diese Informationen ebenfalls in deinen Café-Fahrplan ein. So behältst du den Überblick über deine entstehenden Kosten.

15. Caféeinrichtung kaufen

Der Neukauf von Technik (Küchengeräte, Kaffeemaschine etc.) Einrichtung und Geschirr ist ein richtiger Kostentreiber. Aber viele Geräte kannst du auch gebraucht kaufen. Dabei achte auf vertrauensvolle Händler, Kundendienst gewährte Garantiezeiten und Ausstellung von Rechnungsbelegen.

Möglichkeiten Gebrauchtkauf

  1. Geräte gebraucht kaufen:
    * von anderen Cafés & Co die schliessen – Suche nach Caféauflösungen in den Ebay Kleinanzeigen
    * Professionelle Gebrauchtgeräteanbieter – Suche bei Google nach „Gebrauchtgeräte Gastronomie“ in Verbindung mit deiner Stadt.
    * Gastronomischer Anzeigenmarkt wie Gastronomie-Anzeiger oder Gastroanzeigen
  2. Einrichtung neu und gebraucht kaufen:
    * Siehe 1
    * IKEA
    * Altmöbelhändler als Kooperationspartner: Dein Cafémobiliar ist kaufbar. Dann ist „alle Möbel in meinem Café kannst du kaufen“ Teil deines Cafékonzeptes.
  3. Geschirr, Gläser gebraucht kaufen:
    * Siehe 1 und 2
    * Flohmarkt

16. Personal finden

Es soll neugegründete Café-Besitzer geben, die direkt ab Tag 1 vier Aushilfen am Start haben. Andere versuchen das Café erstmal ganz allein zu rocken, bis sie sich selbst einen Alltag erarbeitet haben und bereit sind, Chef zu sein. Denn sobald du die erste Aushilfe einstellst, wird aus dem Alleingang eine Teamgeschichte. Gerade in der Gastronomie herrscht ein reges Kommen und Gehen und Mangel an richtig guten Leuten. Solche, die mitdenken, Bock haben und im besten Falle genau wie du verkörpern, wofür dein Laden steht.

Die Richtigen für den Job tauchen optimaler Weise in deinem Laden auf. Weil ihnen dessen Look gefällt, weil sie sich wohlfühlen bzw. eine ähnliche Lebensweise haben. Wann das passiert, weiß aber keiner. Wenn du selbst aktiv auf Mitarbeitersuche gehen möchtest, häng nicht einfach wahllos Jobanzeigen ans „Schwarze Brett“ der Uni oder poste was bei ebay Kleinanzeigen, sondern überleg dir, wer zu dir und deinem „Baby“ passt und wo du den findest? Auf was legst du unbedingten Wert? Was geht gar nicht?

Das „richtige“ Personal finden, bedeutet auch, innere Inventur zu betreiben und selbst zu hinterfragen: Wofür stehe ich? Was ist mir wichtig? Sind dann ein paar Kandidaten im Rennen, lad sie ein und unterhalt dich mit ihnen. Aber noch wichtiger als Lebenslauf und Referenzen: Lass sie Probe arbeiten. Denn nur in Action wirst du merken, ob ihr auf einer Welle surft.

17. Service planen

Gerade wenn man denkt, jetzt habe ich das Muster erkannt, nach dem meine Gäste vorgehen, kommt 100pro alles wieder anders. Jeder Tag ist zu einem gewissen Grad in der Gastronomie ein Überraschungsei und hängt von zig verschiedenen Dingen ab.

Wie ist das Wetter? Sind Ferien/ Feiertag/ ein Großereignis in der Stadt? Stört irgendwo eine Baustelle? Das Leben der Anderen? Irgendwas anderes? Nichtsdestotrotz sammelst du im Laufe der Zeit Erfahrungswerte und bekommst ein Gefühl dafür, wann du gut Unterstützung gebrauchen könntest und wann es locker alleine geht.

Es nutzt deinem Mitarbeiter nix, wenn er für fünf Stunden Däumchen drehen bezahlt wird. Aber umgekehrt werden die Gäste übellaunig, wenn sie ewig und drei Tage auf ihren Kaffee warten müssen, weil du allein alles rockst. Von daher bedeutet „Service planen“ immer ein Abwegen, gerade im Tagesgeschäft. Geschlossene Gesellschaften sind viel leichter zu kalkulieren. Egal, wie und wie viele Mitarbeiter du einsetzen möchtest, von Vorteil ist ein „Backup“. Sprich, wenn Aushilfe 1 plötzlich ausfällt oder gerade dann nicht kann, wenn sich die Geburtstagsrunde angesagt hat, solltest du auf Aushilfe 2 zurückgreifen können.

Ebenfalls entscheidend: Kommunikation. Egal ob per Whatsapp, Wochen- oder Monatsplan, du musst für dich und dein Team einen Weg finden, um den Service zu planen.

18. Mit Soft-Opening öffnen

Und dann mit einer Riesen-Eröffnungsfeier den Caféstart feiern! Besser nicht. Denn, in den wenigsten Fällen läuft vom Start weg alles glatt in Service und Küche. Die Prozesse sind noch nicht eingespielt. Richtig viel kann schiefgehen. Stell dir diese Negativspirale vor: „Ist nicht so dolle“ wird weiter erzählt und vielleicht sogar in den sozialen Medien gepostet. Das kann richtig gefährlich sein.

Deswegen rate ich dir zu einem Soft-Opening. Du eröffnest dein Café einfach ohne grosse Ansage. In den ersten Wochen sprichst du ganz viel mit deinen Gästen, erklärst die Startphase und bittest um Feedback.

Nach 2-3 Wochen kannst du dann deine Eröffnungsfeier steigen lassen. Und auch die Presse einladen. Denn dann sollten die grössten „Schnitzer“ passiert sein, sich die Prozesse eingespielt haben, deine Mitarbeiter wissen, was wann zu tun ist und dein Angebot optimiert sein.

Und, nicht vergessen: Diese – möglicherweise verlusteinbringende – Startzeit solltest du bereits in deinem Businessplan entsprechend einkalkulieren.

Cafégründung mit Erfolg: Schritt-für-Schritt Plan

Puuuh, so viel ist zu beachten, wenn ich mein eigenes Café eröffnen will? So viele Voraussetzungen zu erfüllen? Ja, sieht erst mal viel aus und ist es auch. Doch, du willst sicher, schnell, erfolgreich und ohne Kohle aus dem Fenster zu schmeissen, gründen?

Dann ist das dein Weg, diese Schritt für Schritt Anleitung dein Fahrplan zur Existenzgründung Café. 

Ich ermutige dich: Setze dich vor allem fundiert auseinander mit deiner Caféidee und deinem Businessplan. Diese beiden Punkte sind wichtige Indikatoren, ob du aus deinem Lebenstraum Café eröffnen ein Business machen kannst, das dich dann auch finanziell trägt.

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Du willst dein eigenes Café eröffnen? Lesetipps für dich:
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Lesetipp -> Eigenes Café eröffnen: 6 Tipps von Cafégründern

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IDEENZÜNDER für Cafégründer: Mit dem Knallerkonzept Geld verdienen

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